Objevujte, porovnávejte a vyberte si správný software pro datovou místnost
Poskytovatelé virtuálních datových místností
Najděte tu správnou platformu pro váš projekt. Porovnávejte nejlepší dodavatele podle nabízených funkcí, zabezpečení a recenzí.

Průvodce výběrem

Virtuální datová místnost nabízí četné funkce pro zabezpečení dokumentů, které udržují dokumenty a citlivá data vašeho podniku pod ochranou. Funkce pro zabezpečení dokumentů sahají od vkládání vodoznaků až po šifrování archivovaných údajů (data-at-rest) s šifrovacími klíči spravovanými zákazníkem.

Dynamické vodoznaky

Dynamické vodoznaky jsou automaticky vkládány do každého dokumentu staženého z virtuální datové místnosti. Vodoznak může obsahovat datum stažení, název projektu, jméno a dokonce i IP adresu osoby, která dokument stáhla.

Vypršení dokumentu

Tato bezpečnostní funkce, někdy označovaná jako „samozničující se dokument“ nebo „zničení na dálku“, umožňuje kdykoliv odvolat právo přístupu k dokumentu, a to i když uživatel již soubor stáhnul. Tato funkce ochrany dokumentů pomáhá zabránit neoprávněnému šíření dokumentu.

Omezené zobrazení

Tato funkce zabezpečení dokumentů umožňuje blokovat části obrazovky při zobrazení dokumentu v internetovém prohlížeči. Chrání před narušením zabezpečení, jako je například nežádoucí zobrazení na veřejných místech, kamerový útok nebo zachycování obsahu obrazovky.

256bitové šifrování SSL

256bitové šifrování AES SSL je zlatým standardem pro internetové bankovnictví a transakce e-commerce. Volte co nejvyšší standard šifrování dat během jejich přenosu do virtuální datové místnosti a z ní, a také během jejich uložení ve virtuální datové místnosti.

Omezení přístupu k dokumentu

Zásady pro zabezpečení dokumentů vám umožňují specifikovat vlastní úrovně ochrany dokumentů. Pro každý dokument ve virtuální datové místnosti můžete specifikovat práva k prohlížení, sdílení, úpravám nebo stahování originálního nebo vodoznakem opatřeného dokumentu. Je možno také omezit použití tlačítka Print Screen. Práva přístupu k dokumentu můžete určit pro každého jednotlivého uživatele virtuální datové místnosti.

Zálohování dat

Zálohování dat představuje další vrstvu zabezpečení dokumentu a zajišťuje, že dokumenty nahrané do virtuální datové místnosti nelze nikdy ztratit nebo zničit. Volte virtuální datovou místnost, která nabízí zálohování souborů v reálném čase prostřednictvím šifrovaných tunelů VPN.

Antivirové skenování

Virtuální datové místnosti automaticky skenují všechny nahrané dokumenty na přítomnost virů nebo jiných vad. Většina virtuálních datových místností nedovolí nahrání vadných souborů.

Šifrování při ukládání/při otevření

V případě šifrování při otevření se dokument při otevření automaticky zašifruje pro ochranu před neoprávněným přístupem na nezabezpečené síti. Šifrování při ukládání zajišťuje, že jsou dokumenty chráněny během uložení, přičemž zůstávají nečitelné pro neoprávněné strany.

Virtuální datové místnosti jsou umístěny ve fyzicky zabezpečených datových centrech s mnoha ochrannými opatřeními, která omezují přístup k důvěrným datům.

Certifikace SOC 2

SOC 2 je certifikací pro datová centra obsahující prohlášení o dodržování nejlepších interních zásad pro ověřování zabezpečení, dostupnost a zachování důvěrnosti vašeho virtuálního úložiště dat.

Certifikace ISO 27001

ISO 27001: 2013 je nejpřísnější mezinárodní certifikací pro zabezpečení informací v sektoru informačních technologií. Tento standard zajišťuje, že jsou pro ochranu před bezpečnostními hrozbami nebo zranitelnými místy využívána náležitá kontrolní opatření.

Certifikace SSAE 16

Standard Statement of Standards for Attestation Engagements 16 (SSAE 16) je jedním z nejpřísnějších standardů, který vyžaduje audit interních kontrolních opatření pro poskytování finančních přehledů. Certifikace SSAE 16, nejčastěji využívaná pro datové místnosti u fúzí a akvizic, znamená, že virtuální datová místnost splňuje standardy dle zákona Sarbanes-Oxley (SOX).

Zabezpečení datového centra

Datová centra využívají fyzické zabezpečení, nejpřísnější zásady pro přístup, včetně systémů biometrické autentizace vstupu, ozbrojenou stráž a dozor, zabezpečené sejfy a komory s přístupem k nepřerušovanému zdroji elektrické energie, zálohovacími systémy a systémy pro prevenci požárů/záplav v místech datových center.

Poskytování přístupu těm správným lidem je integrální součástí efektivní platformy virtuální datové místnosti. Oprávnění musí být pečlivě spravována a poskytování a omezování přístupu musí být řešeno náležitým způsobem. Zásady a funkce pro zabezpečení přístupu brání před narušením zabezpečení, zabraňují neoprávněným přihlášením nebo blokují přístup k určitým porcím informací.

Přístup z mobilních zařízení

Virtuální datová místnost může poskytovat kontrolu nad přístupností zabezpečených dokumentů prostřednictvím mobilních zařízení tím, že nabízí specializované aplikace.

Vícefaktorové ověřování

Tato funkce pro zabezpečení přístupu přidává další úroveň ochrany tím, že před poskytnutím přístupu k datové místnosti po uživatelích vyžaduje ověření jejich identity na dalším zařízení. Tento krok brání v přístupu k datové místnosti z napadených nebo odcizených zařízení.

Skupinová oprávnění

Vlastník virtuální datové místností může vytvářet skupiny s předem definovanými soubory úrovní oprávnění přístupu. Tato funkce pomáhá při správě uživatelů a přidává další úroveň zabezpečení.

Více úrovní uživatelských oprávnění

Správci virtuální datové místnosti mohou nastavit úrovně přístupu k dokumentům pro různé uživatele a uživatelské skupiny, což přispívá k posílení zabezpečení datové místností a poskytuje auditovatelnou stopu aktivit v datové místnosti.

Granulární přístup

Správce virtuální datové místnosti může zřídit granulární, neboli na roli založený přístup k datové místnosti. Granulární nastavení oprávnění umožňuje řídit, kdo má přístup k určitému souboru nebo složce na základě role uživatele v obchodní transakci nebo jeho pozice ve firmě.

Dvoufaktorová autentizace

Dvoufaktorová autentizace poskytuje další úroveň ochrany navíc. Uživatelé se mohou přihlásit pomocí hesla a unikátního kódu zaslaného na mobilní telefon uživatele.

Virtuální datová místnost nabízí možnosti komplexních přehledů a auditových stop pro každý krok nebo aktivitu, k níž v datové místnosti dojde. Správci mohou sledovat všechny kroky prováděné se soubory.

Auditní protokoly

Auditní protokol je chronologickým záznamem všeho, co bylo nahráno, prohlíženo nebo stahováno ve virtuální datové místnosti. Všechny akce prováděné se soubory jsou protokolovány, včetně prohlížení souborů, zabezpečeného stahování, tisku a stahování.

Podrobné přehledy o datové místnosti

Všechny vstupy a aktivity ve virtuální datové místnosti jsou opatřeny časovou značkou a dokumentovány. Automatické auditní přehledy jsou na konci stanoveného období automaticky odesílány správci systému.

Řízení verzí dokumentů

Řízení verzí umožňuje správcům monitorovat automatické ukládání nastavení dokumentů. V závislosti na nastavení mohou uživatelé sledovat všechny změny prostřednictvím historie verzí a mít k dispozici vždy nejnovější verzi dokumentu.

Oznámení

Správci virtuální datové místností a uživatelé, v závislosti na jejich úrovních oprávnění, mohou dostávat oznámení, když dojde k aktualizaci dokumentů nebo nahrání nových souborů.

Funkce uživatelského rozhraní přispívají ke zjednodušení procesu a urychlení rutinních úkonů, přičemž zároveň usnadňují křivku učení pro uživatele.

Brandovaná webová stránka

Volte poskytovatele, který vám umožňuje přizpůsobit si vzhled a styl práce s vaší virtuální datovou místností s použitím vlastních barevných schémat a firemního loga.

Hromadné nahrávání

Hromadné nahrávání a stahování umožňuje import nebo export mnoha souborů nebo složek najednou. Volte poskytovatele virtuální místnosti, který neomezuje velikost nahrávaného souboru.

Přesouvání souborů přetažením

Funkce přesouvání souborů přetažením umožňuje uživatelům virtuálně uchopit soubory z jejich zařízení a přesunout je do virtuální datové místnosti, takže se nahrají automaticky.

Fulltextové vyhledávání

Funkce rozšířeného fulltextového vyhledávání vám umožňuje snadno vyhledávat v názvech dokumentů, metaznačkách a obsahu konkrétní klíčová slova týkající se vašeho hledání, a to i v naskenovaných dokumentech.

Odkazy uvnitř dokumentů

Umožňuje uživatelům vkládat odkazy z jednoho dokumentu do jiného, a také sdílet odkazy na obsah v datové místnosti s jinými oprávněnými uživateli.

Integrace Microsoft Office

Integrace se sadou Microsoft Office umožní uživatelům bezproblémový přístup a ukládání souborů z aplikací Word, Excel a PowerPoint v zabezpečené virtuální datové místnosti.

Sekce otázek a odpovědí

Sekce otázek a odpovědí je oblast ve virtuální datové místnosti, kde mohou uživatele psát své otázky na ostatní uživatele nebo správce datové místnosti, týkající se dokumentu v datové místnosti. Pokročilejší virtuální datové místností nabízejí také možnost vytvořit statickou sekci nejčastějších dotazů, kde mohou uživatelé získat odpovědi na nejčastěji kladené otázky.

Prohlížeč dokumentů s funkcí listování

Funkce listování umožňuje procházet složkou listováním dokumenty ve složce a zároveň mít jeden dokument otevřený. Tato funkce šetří spoustu času uživatelům, kteří potřebují prozkoumat složky obsahující stovky dokumentů.

Prostřednictvím zabezpečené platformy pro správu obchodních transakcí se může jakékoli zařízení okamžitě stát pracovním prostorem. Soubory, které jsou zabezpečeně uloženy ve virtuální datové místnosti jsou prostřednictvím portálů pro oprávnění okamžitě dostupné každé straně transakce. Oznámení v reálném čase poskytují rychlé aktuální informace o nedávné aktivitě u obchodní transakce.

Aplikace pro iPad a iPhone

Platformy virtuální datové místnosti musí být navrženy tak, aby fungovaly na všech populárních zařízeních, od počítačů, přes tablety až po chytré telefony a musí být navrženy speciálně s ohledem na tato zařízení.

Podpora více zařízení

Některé virtuální datové místnosti spolupracují s populárními aplikacemi pro zvýšení produktivity. Poskytovatelé pokročilejších virtuálních datových místností však uživatelům poskytují i vyhrazené aplikace pro systémy iOS, Android, Blackberry a Windows.

Rozhraní pro mobilní zařízení

Rozhraní optimalizovaná pro mobilní zařízení umožňují uživatelům snadný přístup k dokumentům a dalším souborům ve virtuální datové místnosti prostřednictvím jejich mobilních zařízení.

Podpora více jazyků

Vícejazyčné uživatelské rozhraní pomáhá uživatelům z různých zemí přistupovat k virtuální datové místnosti v jejich vlastním jazyce. Poskytovatelé pokročilejších virtuálních datových místností však nabízejí i vícejazyčné indexování dokumentů.

Bez nutnosti doplňků

Virtuální datové místnosti by měly umožňovat nahrávání a prohlížení dat bez nutnosti instalace jakýchkoli dalších aplikací nebo doplňků třetích stran na zařízeních uživatelů.