O Ideals Virtual Data Room

Ideals je poskytovatel virtuální datové místnosti orientovaný na zákazníky, který zajišťuje dokonalý zákaznický servis, snadné používání a zabezpečení na bankovní úrovni. Pomocí takových funkcí, jako je vestavěná redakce, granulární řízení přístupu a pokročilé pracovní postupy Q&A, pomáhá Ideals podnikům růst, vyniknout a být efektivní a ziskový. Ideals se velmi snadno nastavuje a přizpůsobuje a jejich nepřetržitá zákaznická podpora je vždy k dispozici, aby uživatelská zkušenost byla bezchybná prostřednictvím chatu v aplikaci, telefonu a e-mailu.

Cílem virtuální datové místnosti Ideals je zvýšit efektivitu a ziskovost podnikání uživatelů. Takovéto zaměření na podnikání a zákazníky je zřejmé z prohlášení o poslání společnosti – “vytváření větší prosperity ve světě urychlením zásadních obchodních rozhodnutí.”

Společnost sídlí ve Švýcarsku. Ideals má však také pobočky v New Yorku, Londýně, Hongkongu, Kyjevě, São Paulu a Melbourne.

Uživatelé Ideals uvádějí, že se jim líbí zejména služby pro zákazníky, které společnost poskytuje, snadné používání virtuální datové místnosti, rozmanitost nabízených funkcí a jejich cenová výhodnost.

Tým zákaznické podpory Ideals se může pochlubit bezvadnými službami – a 25sekundovou reakční dobou na telefon, 30sekundovou reakční dobou na chat a 30minutovou reakční dobou na e-mail. Kromě toho nabízí živá školení s odborníky, specializovaný tým pro řízení projektů a podporu na chatu v aplikaci 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Navíc podpůrný tým hovoří 13 jazyky, takže uživatelé z celého světa si mohou být jisti, že budou vyslyšeni, pochopeni a bude jim pomoženo.

Kromě softwaru virtuální datové místnosti má Ideals také další produkt – Ideals Board. Jedná se o softwarové řešení pro správu představenstva, jehož cílem je zlepšit komunikaci představenstva a zvýšit efektivitu zasedání představenstva.

Všem novým klientům Ideals nabízíme 30denní zkušební období zdarma na vyzkoušení všech funkcí virtuální datové místnosti. Pro podrobnosti o cenách a individuální nabídku mohou uživatelé kontaktovat obchodního zástupce.

Cenové plány

Ideals má cenový model založený na předplatném se třemi pohodlnými plány: Pro, Business a Enterprise. Potenciální zákazníci mohou kontaktovat obchodního zástupce, který jim poskytne podrobnosti o cenách a individuální nabídku.

Rozsah funkcí a služeb se u každého předplatného liší, protože každý plán byl navržen tak, aby vyhovoval různým potřebám projektu nebo obchodu. Právě to je součástí plánů předplatného:

Bez ohledu na zvolený plán předplatného získají všichni zákazníci:

• Dvoufaktorové ověřování
• Podrobné auditní záznamy a zprávy
• Skartování na dálku 
• Výrazná značka
• Datová centra s certifikací SOC 1/2/3 a ISO 27001:2013

Kromě toho jsou všichni zájemci o Ideals vítáni s 30denní zkušební dobou zdarma.

Počet funkcí se však podle očekávání u jednotlivých plánů předplatného liší. Níže uvedená tabulka ukazuje, jaké funkce jsou součástí předplatného Pro, Business a Enterprise.

	Pro	Business	Enterprise
Zákaznický servis	Standardní	Premium	Premium
Úroveň podpory	Standardně 24/7: e-mail, chat, telefon	Premium 24/7: e-mail, chat, telefon	Specializovaný tým
Přípravné/zkušební období	30 dní	30 dní	Neomezené
Školení naživo s odborníkem	1 hodina na projekt	Neomezeně se sdílenými odborníky	Neomezeně se specializovaným odborníkem
Nastavení datové místnosti	❌	❌	✅
Specializovaný projektový tým	❌	❌	✅
Zabezpečení	Standardní	Standardní	Advanced
Vestavěná redakce	✅	✅	✅
Ukončení přístupu podle času	✅	✅	✅
Vypršení platnosti přístupu podle IP adresy	❌	✅	✅
Přihlášení do datové místnosti z vlastních webových stránek	❌	✅	✅
Pohled na plot	✅	✅	✅
Správa dokumentů	Standardní	Advanced	Advanced
Automatické číslování indexů	✅	✅	✅
Fulltextové vyhledávání	✅	✅	✅
Optické rozpoznávání znaků	✅	✅	✅
Štítky na dokumenty	❌	✅	✅
Spolupráce a podávání zpráv	Standardní	Advanced	Advanced
Sledování aktivity uživatele	✅	✅	✅
Podrobný auditní záznam	✅	✅	✅
Poznámky a komentáře	✅	✅	✅
Q&A	Standardní pracovní postupy	Standardní pracovní postupy	Pokročilé pracovní postupy
Přizpůsobení a integrace	Standardní	Advanced	Advanced
Vlastní značka	Standardní	Pokročilé	Úplný
Vlastní podmínky přístupu a NDA	✅	✅	✅
Integrace jednotného přihlášení	❌	❌	✅
Šifrovací klíče spravované zákazníkem	❌	❌	✅

Zákaznická podpora

Kvalita zákaznického servisu je pro Ideals nejvyšší prioritou a pozitivní ohlasy uživatelů na důvěryhodných platformách, jako jsou G2 a Capterra to dokazují. Například zákaznický servis Ideals nabízí:

• Živá chatová podpora v aplikaci. Uživatelé mohou získat pomoc přímo v aplikaci prostřednictvím živého chatu.
• Vícejazyčná podpora. Tým zákaznické podpory Ideals hovoří 13 jazyky.
• Dostupnost 24 hodin denně, 7 dní v týdnu a 365 dní v týdnu. Všechny dotazy uživatelů jsou řešeny rychle v kteroukoli denní dobu.
• 30minutová doba odezvy na e-mail.  Tým podpory Ideals obvykle řeší a odpovídá na problémy do 30 minut prostřednictvím e-mailu.
• 30sekundová doba odezvy chatu. Odpověď pomocí funkce chatu je velmi rychlá – uživatelé dostanou odpověď od člena týmu podpory do 30 sekund.
• 25sekundová doba telefonické podpory. Při telefonickém kontaktu se zákaznickou podporou obdrží uživatelé odpověď do 25 sekund. 
• Živé školení s odborníkem. Společnost Ideals se postará o to, aby všichni uživatelé věděli, jak používat virtuální datovou místnost, a poskytne jim odborné živé školení.
• Centrum nápovědy s průvodci a podrobnou sekcí FAQ. Nejčastěji kladené otázky a běžné situace jsou podrobně vysvětleny. 
• Vyhrazený projektový manažer nebo tým. Ideals nabízí vyhrazené projektové manažery nebo týmy, které klientům zjednodušují řízení projektů.
• Přípravné/zkušební období. Ideals nabízí bezplatnou 30denní zkušební verzi pro otestování své virtuální datové místnosti nebo přípravu na její aktivní používání.

Funkce zabezpečení dokumentů

Všechny bezpečnostní funkce virtuální datové místnosti Ideals lze v zásadě rozdělit do tří hlavních kategorií: zabezpečení dokumentů, zabezpečení přístupu a dodržování bezpečnostních předpisů a certifikací. Níže uvádíme hlavní funkce jednotlivých kategorií.

Zabezpečení dokumentu

• Vestavěná redakce. Tato funkce umožňuje začernit určité oblasti textu/dokumentu nebo obrázků, které obsahují vysoce důvěrné nebo osobně identifikovatelné informace.
• Skartování na dálku a IRM bez zásuvného modulu. Tato funkce umožňuje zapnout šifrování souborů při jejich otevírání nebo stahování.
• Zobrazení plotu. Zobrazení plotu vytváří digitální plot, který uživateli brání v zobrazení celého souboru, a tedy i v kopírování souboru nebo pořizování snímků obrazovky.
• Dynamické vodoznaky. Při každém prohlížení, tisku nebo stahování dokumentu se soubor automaticky překryje značkami umožňujícími identifikaci osob, což představuje další úroveň zabezpečení.
• Zabezpečený prohlížeč tabulek. Tato funkce, která je v Ideals jedinečná, umožňuje bezpečné prohlížení a analýzu souborů aplikace Excel. Spreadsheet Viewer stahuje, dešifruje, aplikuje vodoznaky a zobrazuje dokumenty v libovolném webovém prohlížeči v originálním a zabezpečeném souboru Excel – namísto převodu do formátu PDF.
• Granulární oprávnění k dokumentům. Díky této funkci mohou správci virtuální datové místnosti určit přístupová oprávnění pro každý jednotlivý dokument nebo složku. Ideals nabízí osm úrovní granulárních oprávnění: žádné, Plotové zobrazení, Prohlížení, Stažení šifrovaného PDF, Tisk, Stažení PDF, Stažení originálu, a Nahrávání.

Zabezpečení přístupu

• Časové a IP omezení přístupu. Pomocí této funkce mohou správci omezit přístup do virtuální datové místnosti z určitých IP adres a na určitou dobu.
• Řízení přístupu a vypršení platnosti. Tato funkce umožňuje nastavit datum vypršení platnosti přístupu k souborům a určit dobu trvání relace uživatele. Kromě toho mohou správci konfigurovat zásady zabezpečení týkající se síly hesla.
• Granulární oprávnění uživatelů. Tato funkce umožňuje správcům spravovat přístupová oprávnění uživatelů na základě jejich role v projektu. Existují dvě hlavní skupiny uživatelů – Administrátoři a Uživatelé. Nastavení uživatelských oprávnění umožňuje určit, kteří uživatelé mohou prohlížet, bezpečně stahovat soubory PDF, tisknout, stahovat originály a upravovat soubory ve virtuální datové místnosti.
• Dvoufaktorové ověřování. Tato funkce umožňuje aktivovat další bezpečnostní krok pro všechny uživatele VDR. Uživatelé musí pro přístup do virtuální datové místnosti ověřit svou totožnost zadáním ověřovacího kódu SMS nebo kódu z aplikace autentizátoru.
• Vydávání se za zabezpečení uživatele. Tato funkce umožňuje správcům překontrolovat, zda mají určití uživatelé správná přístupová práva prostřednictvím režimu “Zobrazit jako”. Jinými slovy umožňuje správcům zobrazit dokumenty z pohledu konkrétního uživatele.
• Správa mobilních zařízení. Tato funkce umožňuje řídit přístupnost citlivých dokumentů a spravovat bezpečnostní funkce na mobilních zařízeních konkrétních uživatelů.

Soulad s bezpečnostními předpisy a certifikace

• GDPR. Jedná se o zákon EU, který je považován za jeden z nejpřísnějších předpisů o ochraně osobních údajů a zabezpečení na světě. Pomáhá chránit obyvatele EU a organizace před narušením bezpečnosti údajů odkudkoli na světě.
• CCPA. Jedná se o státní zákon, který zvyšuje práva na ochranu spotřebitele a soukromí obyvatel Kalifornie ve Spojených státech.
• SOC 1/2/3. Dostupnost shody SOC zajišťuje bezpečnou správu dat uživatelů a ochranu jejich soukromí a zájmů. 
• HIPAA. HIPAA zajišťuje bezpečnost a důvěrnost zdravotnických informací.
• ISO 27001. Jedná se o mezinárodní normu pro řízení bezpečnosti informací, která se zabývá třemi rozměry bezpečnosti informací: důvěrností, integritou a dostupností.

Funkce správy uživatelů

Seznam funkcí správy uživatelů, které Ideals nabízí, zahrnuje následující:

• Pozvání jednoho/hromadného uživatele. Pomocí této funkce mohou správci několika kliknutími pozvat uživatele do virtuální datové místnosti jednotlivě nebo ve skupinách po stovkách a v případě potřeby i po tisících.
• Podrobná oprávnění uživatelů. Správci virtuální datové místnosti mohou spravovat přístupová práva uživatelů tím, že je přiřadí do skupiny Administrators nebo Users a nastaví určitá přístupová oprávnění, jako je prohlížení, vytváření poznámek, prohlížení zpráv a správa otázek a odpovědí.
• Oprávnění Excelu. Tato funkce umožňuje nastavit dvě speciální oprávnění pro prohlížení souborů Excelu – Pohled do Excelu se vzorci a Pohled do Excelu bez vzorců.
• Oznámení. Díky této funkci dostanou správci oznámení vždy, když jsou dokumenty smazány nebo nahrány, a o činnosti Q&A. 
• Nastavení skupin. Tato funkce umožňuje správcům snadno spravovat přístupová oprávnění uživatelů rozdělením do skupin s různými úrovněmi přístupu – Administrators a Users.

Funkce správy dokumentů

Služba Ideals umožňuje uživatelům rychle a snadno spravovat velké objemy dat díky následujícím funkcím:

• Přetahování a hromadné nahrávání. Tato funkce umožňuje nahrávání dat jedním kliknutím. To znamená, že uživatelé mohou do virtuální datové místnosti nahrát více souborů přetažením z počítače do okna pro nahrávání.
• Podpora více formátů. Ideals převádí více než 25 formátů souborů do chráněných verzí pro prohlížení online v datové místnosti. Uživatelé Ideals však mohou nahrávat soubory v jakémkoli formátu. 
• Značky souborů. Správci virtuální datové místnosti mohou soubory a složky označovat štítky, a tím je kategorizovat a usnadnit vyhledávání dokumentů.
• Automatické indexování. Při nahrávání velkých objemů dat do virtuální datové místnosti se všechny soubory automaticky indexují a číslují v pořadí za sebou.
• Plnotextové vyhledávání. Funkce plnotextového vyhledávání je reprezentována technologií optického rozpoznávání znaků (OCR), která umožňuje rychlé vyhledání určitých informací jednoduchým zadáním klíčových slov a použitím několika vyhledávacích filtrů.
• Integrace s Průzkumníkem Windows. Ideals zajišťuje synchronizaci obsahu datové místnosti s pracovní plochou, sdílenou složkou, FTP nebo firemním úložištěm.

Další funkce

Kromě výše uvedených funkcí nabízí Ideals také různé další funkce, které zajišťují snadné používání VDR, spolupráci na projektech a kontrolu nad zabezpečeným prostředím VDR a činností uživatelů. Pojďme si projít  funkce Ideals pro podávání zpráv, přizpůsobení a Q&A Ideals.

Zprávy

• Úplné auditní stopy. Díky funkci auditních stop je zaznamenána každá akce provedená ve virtuální datové místnosti. Správci tak mohou získat zprávy ve formátu PDF, Excel nebo ve verzi vhodné pro tisk.
• Sledování aktivit uživatelů. Ideals umožňuje správcům sledovat akce uživatelů včetně historie vyhledávání. Mohou dokonce zjistit, jak dlouho si konkrétní uživatel prohlížel určitý soubor.
• Reporty s přehledem skupin. Tato funkce umožňuje správcům snadno sledovat činnost skupiny v rámci datové místnosti. Správci obdrží různé informace, například počet pozvaných uživatelů, kolik z nich se přihlásilo, počet zpřístupněných dokumentů a počet odeslaných otázek Q&A.
• Barevné přehledy. Tato funkce graficky zobrazuje, která skupina uživatelů je nejaktivnější a které části datové místnosti je nejvíce zajímají.

Přizpůsobení

Ideals umožňuje zákazníkům přizpůsobit si virtuální datovou místnost, protože nabízí řadu možností přizpůsobení, včetně následujících:

• Vodoznaky
• Záhlaví a zápatí
• Logo
• Štítky na dokumenty
• Podmínky přístupu
• Nastavení jazyka
• Obecné funkce datové místnosti
• Archivace projektů

Q&A

Sekce Q&A umožňuje uživatelům VDR komunikovat o důležitých otázkách a rychle řešit dotazy pomocí následujících funkcí Ideals Q&A:

• Přizpůsobitelný pracovní postup a role Q&A. Ideals umožňuje uživatelům přizpůsobit pracovní postup Q&A a role v závislosti na potřebách obchodu nebo projektu.
• Zadání odborníka. Při zadávání dotazu jej uživatel může zařadit do nejvhodnějšího tématu, například, Právní, daňové, intelektuální, marketingové nebo Finanční. Správce tedy může otázku přiřadit příslušnému odborníkovi nebo může být otázka přiřazena také automaticky.
• Živá diskuse. Uživatelé Ideals mohou bezpečně komunikovat mezi sebou v chráněném živém fóru s konkrétními přístupovými právy pro každou osobu. Každý, kdo má oprávnění, může přistupovat k různým vláknům a zveřejňovat odpovědi.
• FAQs. Tato funkce umožňuje připravit seznam nejčastěji kladených otázek a odpovědí na ně, aby se na ně uživatelé mohli při problémech odkazovat. To může výrazně zlepšit spolupráci na obchodu nebo projektu a usnadnit jeho uzavření.
• Stav otázky.  Správce nebo přidělený odborník může přidat stav ke každé položené otázce. To pomáhá šetřit čas správce nebo experta a zlepšuje spolupráci na dohodě nebo projektu. Statusy otázek nabízené v systému Ideals jsou Odeslaná odpověď, Uzavřená a Otevřená.
• Reporty Q&A. Tato funkce umožňuje získat podrobné reporty o veškeré komunikaci Q&A. To je užitečné zejména pro právní účely. Zprávu Q&A lze exportovat do tabulkového procesoru. 
• Granulární přístup k vláknům. Pomocí této funkce mohou správci řídit přístup k důvěrným diskusím tím, že poskytují granulární přístup k vláknům a přílohám. Uživatelé tak mají přístup pouze do fór, kterých se účastní.

FAQ