Virtuální datové místnosti pro due diligence: výhody a kritéria

Due diligence je proces potřebný k ověření všech důležitých skutečností a finančních informací, jakož i všech údajů uvedených v průběhu transakce fúze a akvizice nebo investičního procesu. Před uzavřením transakce se due diligence provádí proto, aby se zajistilo, že kupující přesně ví, co kupuje.

Cílem due diligence je vybavit kupujícího všemi informacemi, které potřebuje ke správnému rozhodnutí. Pokud tým provádějící due diligence zjistí nějaké problémy, bude se muset rozhodnout, zda od transakce upustí, nebo ji upraví. Pokud však vše vypadá v pořádku, mohou kupující a prodávající v transakci pokračovat.

Při transakcích fúzí a akvizic umožňuje due diligence kupujícímu ověřit a ověřit relevantní informace o společnosti, kterou chce získat. K tomu, aby si společnosti s tímto úkolem pomohly, potřebují vhodnou virtuální datovou místnost a v tomto článku se budeme zabývat vším, co potřebujete vědět o virtuálních datových místnostech pro due diligence.

data room due diligence

Co je to datová místnost pro due diligence

Datová místnost pro due diligence je zabezpečené cloudové úložiště, kde může mnoho stran dohod o fúzi a akvizici sdílet potřebné dokumenty a citlivé údaje. Může pomoci při ukládání a výměně klíčových obchodních, právních a finančních dokumentů, které lze před zahájením partnerství zobrazit potenciálním investorům k nahlédnutí a analýze.

Po souhlasu prodávajícího a podepsání NDA mohou investoři a potenciální kupující jednoduše přistupovat k datovým místnostem pro due diligence. Ve srovnání se standardní datovou místností je inovativní a aktuální volba flexibilní, ekonomická a užitečná.

Správce může udělit přístup k základním dokumentům několika oprávněným uživatelům a stupeň přístupu každého uživatele je řízen správcem. Data ve virtuální datové místnosti může správce nahrávat a stahovat.

Proč používat virtuální datové místnosti pro due diligence?

Proces due diligence zahrnuje práci více lidí na nesčetných důvěrných dokumentech a citlivých údajích od počátku obchodních transakcí až po jejich integraci po fúzi. Bez náležitých opatření může tato fáze fúzí a akvizic vážně ohrozit bezpečnost dat.

Právě zde přichází na řadu software virtuální datové místnosti. Poskytuje bezpečné prostředí pro ukládání a distribuci požadovaných dokumentů a informací pro více stran.

Virtuální datová místnost zajišťuje ochranu dat na vysoké úrovni a díky pečlivosti usnadňuje hladkou komunikaci a bezpečnou výměnu dokumentů mezi stranami na straně prodávajícího a kupujícího. Správní lidé získají snadný přístup k relevantním datům a mohou sdílet zprávy a informace o postupu prací bez obav z narušení bezpečnosti dat.

Cloudové řešení virtuální datové místnosti pomáhá zajistit, aby due diligence byla provedena důkladně a rychle. Kromě výše uvedených důvodů využívají odborníci virtuální datové místnosti k následujícím účelům:

Chránit svá data a duševní vlastnictví

Virtuální deal room vám dává neustálou kontrolu nad vašimi daty. Prostřednictvím uživatelských rolí založených na oprávněních můžete konkrétně řídit přístup uživatelů a to, kdo může prohlížet vámi předložená data. Pro zvýšení bezpečnosti můžete všechny dokumenty rychle opatřit vodoznakem s časovým razítkem, jménem a e-mailovou adresou.

Všichni uživatelé musí před vstupem do místnosti pro jednání podepsat dohodu o mlčenlivosti, takže můžete být klidní, protože víte, že vaše důvěrné informace jsou v bezpečí.

Maximalizujte úspěch při uzavírání obchodů

Deal room také umožňuje jednoduše vybudovat atmosféru podobnou aukci, která podporuje uzavírání obchodů, a poskytuje vám přehled o aktivitách v datové místnosti prostřednictvím reportů auditní stopy a umožňuje vám získat lepší přehled o tom, kdo má o vaši transakci skutečný zájem, a to na základě jeho chování na platformě. To je pro prodejce skutečně přínosné.

Urychlení celého procesu

Due diligence a uzavírání obchodů může být časově náročné, ale možnosti datové místnosti mohou pomoci vše urychlit. Začněme tím, že virtuální datová místnost je uživatelsky přívětivá a i ti, kteří ji používají zcela poprvé, často nepotřebují žádné školení nebo vysvětlování; to šetří čas oběma stranám.

Nemluvě o tom, že od začátku do konce trvá zřízení virtuální datové místnosti méně než 15 minut. Poté budete připraveni začít.

Šetříte cenné zdroje společnosti

Tradiční datová místnost může mít vysokou cenu a skryté náklady, zatímco díky virtuální datové místnosti přesně víte, do čeho jdete. Platíte pouze jeden fixní poplatek, který pokrývá neomezené úložiště a uživatele podle vašeho uvážení. Nečeká vás žádné překvapení.

data room due diligence, due diligence data room

Kritéria, která je třeba vzít v úvahu při výběru datové místnosti

Ne všechny virtuální datové místnosti jsou vytvořeny stejně. Je nutné věnovat zvláštní pozornost funkcím, které musíte mít pro úspěšný proces due diligence.

Bezpečnost

Chcete-li zabránit narušení dat, zvolte due diligence data room který poskytuje pokročilé zabezpečení dat. Musí zajistit ochranu dokumentů pomocí funkcí, jako je 256bitové šifrování, vzdálené skartace, automatické vodoznaky, omezený režim prohlížení, zabezpečené prohlížení tabulek, podrobné zásady přístupu a antivirová ochrana.

Úplná kontrola přístupu je nutností. Data room by měl uživatelům poskytnout jedinečný profil oprávnění, který umožňuje přístup pouze ke konkrétním souborům a složkám. Mělo by také sledovat aktivity uživatelů a poskytovat protokoly auditu.

Soulad se zabezpečením

Ale jak zajistíte, že data room je tak bezpečná, jak tvrdí? Povolte certifikaci třetích stran. Vyberte si poskytovatele, který má certifikaci ISO27001, SSAE 16, HIPAA a SOC2. Měly by také vyhovovat mezinárodním standardům, jako jsou OWASP a Microsoft Secure Development Lifecycle.Ease of use.

Usnadněte uživatelům s různým profesionálním zázemím a technologickým know-how používání data room pro due diligence. Platforma by měla poskytovat intuitivní rozhraní, které zajistí, že ji bude moci používat kdokoli bez nutnosti intenzivního školení.

Data room musí být přístupné ze všech zařízení. Nemělo by to vyžadovat ani zásuvné moduly nebo přepychový software a musí být kompatibilní s Windows, macOS, Android a iOS. Kromě toho musí mít responzivní uživatelské rozhraní, které bezproblémově funguje na mobilních zařízeních.

Vícejazyčná podpora

Váš tým due diligence může zahrnovat lidi různých národností. Ujistěte se, že vaše datová místnost má potřebné vícejazyčné funkce, aby vyhovovala uživatelům z různých etnických a geografických prostředí. To je zvláště důležité pro přeshraniční fúze a akvizice.

Integrované otázky a odpovědi a chat

Proces due diligence zahrnuje složité transakce, které mohou vyvolat mnoho otázek. Usnadněte si výměnu výběrem virtual data room která poskytuje efektivní způsob zadávání otázek a poskytování odpovědí. Data room pro due diligence by měl také umožnit zabezpečené chaty pro bezproblémovou komunikaci. 

Demo zdarma

Jeden z nejlepších způsobů, jak zajistit, že používáte tu nejlepší due diligence data room pro vaše potřeby je, zkrátka ji použít. Možná budete chtít vyzkoušet platformu, než se k ní odhodláte, a právě to vám umožní bezplatná ukázka.

Jak používat datovou místnost pro due diligence?

Import předem připravené šablony žádosti je nejjednodušší způsob, jak začít používat datovou místnost pro due diligence. Datová místnost a struktura složek jsou automaticky dodány a strukturovány, pokud již máte předem vytvořenou šablonu.

Uživatelé pak mohou začít plnit požadavky přetažením potřebných souborů na platformu. Mohou také delegovat pracovní povinnosti, chatovat s ostatními uživateli a zvát do místnosti nové lidi.

Chcete-li začít pracovat s datovou místností, postupujte podle následujících kroků:

  1. Najděte nejvhodnějšího poskytovatele datové místnosti pro due diligence. Nalezení nejlepšího poskytovatele datové místnosti pro potřeby vašeho projektu mezi desítkami dodavatelů datových místností je časově nejnáročnějším aspektem zřízení datové místnosti pro due diligence. Cenové struktury, funkce a kategorie případů použití poskytovatelů virtuálních datových místností se liší. Ačkoli první reakcí každého je výběr na základě ceny, měl by to být skutečně poslední aspekt, který je třeba zvážit. Místo toho se soustřeďte na jedinečnou hodnotu, kterou může každý poskytovatel přinést do strategie uzavírání obchodů ve vaší společnosti.
  2. Vyberte si vhodný plán. Nejlepší možností je zvolit software, který si za své služby účtuje stanovenou cenu. Budete mít větší flexibilitu při správě souborů, spolupráci s dalšími lidmi a dokončení všech fází projektu tímto způsobem. Plán si vyberte podle množství dat, která chcete v datové místnosti uložit, a velikosti transakce. Čím větší je počet zapojených osob a dat, tím vyšší jsou náklady.
  3. Spusťte bezplatnou zkušební verzi a získejte kontrolní seznam pro due diligence datové místnosti. Vyžádejte si od svého poskytovatele kontrolní seznam pečlivosti datové místnosti, abyste mohli předem shromáždit všechny relevantní informace a vytvořit logické uspořádání datové místnosti. Soubory v datové místnosti budete přidávat, odebírat a měnit v průběhu transakce. Obvykle je však dobré začít s předem navrženým tokem dokumentů.
  4. Ujistěte se, že automatická struktura složek je správná a přehledná. Vytvořte si osnovu své datové místnosti pro due diligence pomocí kontrolního seznamu pro due diligence. Poté v závislosti na specifické povaze stylu vaší společnosti proveďte požadované změny.
  5. Začněte nahráváním dokumentů. Jakmile jsou všechny složky a podsložky připraveny, přeneste data do softwaru datové místnosti. Věnujte velkou pozornost názvům dokumentů a pořadí, v jakém se v jednotlivých složkách objevují.
  6. Přidejte uživatele a přiřaďte jim role úkolů, data splatnosti a priority. Nastavte pokročilá oprávnění pro každou stranu transakce, abyste mohli řídit přístup, a rozesílejte pozvánky pro více uživatelů do virtuální datové místnosti pro due diligence. Pomocí funkce zosobnění uživatele zajistěte, aby měl každý přístup k potřebným informacím, a dvakrát zkontrolujte zabezpečení citlivých dokumentů.

Výhody používání virtuálních datových místností pro due diligence namísto fyzických datových místností

Mnoho společností, které využívají datové místnosti pro due diligence, zaznamenává zlepšení produktivity společnosti, což vede k lepším výsledkům obchodů. Spolehlivá virtuální datová místnost nabízí následující výhody:

Bezpečnost dat

Software datové místnosti musí splňovat přísné bezpečnostní standardy a standardy shody, včetně standardů SOC 1, SOC 2 typu II, HIPAA/ITAR, ISO 27001 a dalších. Při výběru virtuální datové místnosti pro účely due diligence se vyplatí zkontrolovat všechny bezpečnostní certifikace na oficiálních webových stránkách poskytovatele.

Při porovnání fyzické datové místnosti s virtuální si všimnete výrazného rozdílu v úrovni zabezpečení. V online datových místnostech není povoleno lidské a mechanické selhání. Internetová řešení navíc umožňují organizaci regulovat, kdo má během procesu due diligence přístup do virtuální datové místnosti a k jejím důvěrným údajům.

Aby byla zajištěna úplná ochrana předložených klíčových dokumentů, používají poskytovatelé virtuálních datových místností technologie s mimořádně vysokou úrovní zabezpečení, včetně šifrování dat a sledování činnosti. Pro ostatní strany je obtížné tisknout, kopírovat nebo měnit určité dokumenty bez vašeho souhlasu.

Dostupnost

Online datová místnost pro due diligence je uživatelsky přívětivá volba, která vám usnadní řízení vašeho podnikání. Nemusíte chodit do kanceláře, abyste podepsali některé dokumenty nebo se podívali na informace o transakci.

Služby virtuální datové místnosti jsou dostupné kdykoli a 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Datová místnost obsahuje vynikající nástroje pro správu souborů, jako je například nahrávání souborů metodou drag-and-drop, která urychluje proces nahrávání. K dispozici jsou i další funkce, které zefektivňují správu dokumentů, včetně vestavěné čtečky souborů, vyhledávání v dokumentech a indexování.

Jednou z nejdůležitějších výhod virtuální datové místnosti je její přítomnost na spolehlivém a zabezpečeném serveru, který zajišťuje bezpečný přístup k internetu 24 hodin denně, sedm dní v týdnu.

Jednoduchá správa dokumentů

S rozvojem technologií se softwarová řešení nevyhnutelně stávají uživatelsky přívětivějšími. Lidé používající virtuální datovou místnost pro due diligence budou mít různou míru zkušeností s počítačem, proto je velmi důležité, aby byl postup pro všechny co nejjednodušší.

V podstatě platí, že čím jednodušší bude manipulace s dokumenty, tím rychleji bude nákup postupovat. Zkrácení času v procesu due diligence pomáhá při uzavírání všech druhů obchodů.

Cena služby

Někteří lidé se domnívají, že datové místnosti pro due diligence jsou dostupné pouze velkým organizacím. Na druhou stranu zákazníci za tuto službu zaplatí méně než za fyzické úložiště. V důsledku toho je další výhodou přijetí platformy cena. Organizace a poskytovatel diskutují o potřebném souboru funkcí a ceně.

Flexibilita

Kromě zmíněných vlastností poskytne naprostá většina poskytovatelů služeb virtuální datové místnosti také užitečné záznamy o činnosti a řadu dalších funkcí, které přispějí k usnadnění práce uživatelů datových služeb.

Ve virtuálních datových místnostech můžete sledovat přihlašovací a odhlašovací aktivity všech členů týmu. Můžete také sledovat, jak dlouho návštěvníci strávili prohlížením stránky a kterému obsahu věnovali největší pozornost. Sledovací funkce můžete využít také k lepší organizaci činností a sledování průběhu projektu.

Úplná kontrola dokumentů a činností

Pro investory je zde nižší riziko. Neustálý přístup k dokumentům je nevyhnutelným aspektem efektivní spolupráce. Podstatné údaje si může investor kdykoli prohlédnout. V důsledku toho je jedním z hlavních cílů due diligence v datové místnosti snížení rizika a zajištění bezpečné spolupráce založené na vzájemné důvěře a porozumění.

Organizace nadále využívají služby sdílení souborů. Využívají je pro jednorázové transakce i pravidelně. Následující materiál poskytuje stručný přehled o datových místnostech a vysvětluje, proč tento nový software dominuje trhu.

Transparentní a efektivní komunikace

Digitální komunikační kanály se dostaly do popředí, zatímco živé diskuse ustoupily do pozadí. Zatímco jiní tvrdí, že virtuální uzavírání obchodů nikdy nebude schopno nahradit sílu podání ruky, mnoho podniků se přizpůsobilo a uvítalo nové paradigma.

Čím více toho lze pro due diligence udělat uvnitř virtuální datové místnosti, tím lépe. Patří sem odesílání a přijímání zpráv i videohovory a audiohovory. Komunikační nástroje by měly být stejně jednoduché a přímočaré jako ostatní možnosti datové místnosti.

Shrnutí

V současném digitálním světě již není nutné používat fyzickou datovou místnost. Během kritických obchodních dohod nebo transakcí není možné, aby došlo k lidským chybám a automaticky vytvořeným omylům.

Virtuální datové místnosti pro due diligence nabízené předními poskytovateli jsou zcela automatizované a jejich provoz nevyžaduje žádný lidský zásah. Datová místnost, která je zcela bezpečná a zabezpečená, vám umožní ukládat, zkoumat a vyměňovat si zásadní informace s potenciálními investory tím nejvýhodnějším a nejefektivnějším způsobem.

Navštivte hlavní stránku a porovnejte a vyberte si jednoho z nejlepších poskytovatelů datových místností pro due diligence transakce.

TOP 3 Data Rooms
2. Intralinks
intralinks
Zobrazit profil
3. Datasite
merrill logo
Zobrazit profil
To top