2023 Ceny virtuálních datových místností: Kolik stojí zabezpečení vašich dat?

Průzkum výhledů generálních ředitelů společnosti Ernst & Young zjistil, že IT systémy patří mezi pět klíčových faktorů, které budou v roce 2023 ovlivňovat náklady na M&A. Společnosti výrazně sníží náklady na transakce pomocí virtuálních datových místností, pokud zvolí výhodný cenový model virtuální datové místnosti. 

Datarooms.org prozkoumala informace o cenách 116 poskytovatelů virtuálních datových místností a podělila se o výsledky v tomto článku. Tentokrát se dozvíte o šesti modelech cen datových místností s cenovými rozpětími a průměry. Čtěte dál a zjistěte srovnání cen datových místností 15 nejlepších poskytovatelů datových místností a sedm faktorů ovlivňujících ceny VDR. Nakonec se podívejte na pět různých přístupů k výběru cen VDR a získejte kontrolní seznam 16 otázek pro sebehodnocení výběru VDR.

Cenové modely datových místností

Dodavatelé virtuálních datových místností používají několik cenových struktur a při účtování svých řešení virtuálních datových místností se značně liší. Analyzovali jsme cenovou strukturu 116 poskytovatelů virtuálních datových místností, z nichž 72 poskytlo údaje o cenách veřejně. 

Tito poskytovatelé VDR účtují poplatky za uživatele, za stránku, za funkci, podle kapacity úložiště dokumentů nebo poskytují smíšené plány, které kombinují některé z těchto funkcí. Mnoho poskytovatelů také nabízí pevné předplatné. 

Chcete-li se rozhodnout na základě informací, je nejlepší znát své možnosti. Zde jsou tedy podrobné popisy cenových modelů s průměrnými čísly na základě 72 poskytovatelů datových místností.

Pevné tarify (paušální měsíční poplatek)

Pevné předplatné zahrnuje paušální cenové plány s předem stanovenými službami a produkty. Jedná se o nejoblíbenější způsob účtování ve světě virtuálních datových místností, který dnes nabízí 29 ze 72 poskytovatelů VDR. Tito dodavatelé datových místností si účtují poplatky v rozmezí 10 až 1295 USD měsíčně nebo v průměru 241,87 USD měsíčně.

Stojí za zmínku, že tato cenová rozpětí jsou založena na měsíčních platbách, zatímco mnoho dodavatelů VDR nabízí slevy na předplatné v rámci ročních plánů.

Dodavatelé VDR mohou kombinovat různé funkce, například 10 GB úložiště + jeden projekt + neomezený počet uživatelů, a limity s konkurenceschopnými cenami, aby vyhovovaly potřebám průměrné firmy.

Mnozí poskytovatelé VDR nabízejí také individuální plány pro větší společnosti. Jste-li podnikatelský subjekt s několika rozsáhlými projekty, určitě využijete možnost s neomezeným úložištěm a datovými místnostmi. 

Je pravděpodobné, že dodavatel deal roomu vám nabídne i další výhody v podobě personalizované podpory, propracovanějšího systému rolí pro řízení přístupu atd.

Nejlepší pro firmy: Všechny typy firem, protože odstupňované pevné tarify vyhovují firmám jakékoli velikosti.

Na uživatele

Cenový model na uživatele zahrnuje pravidelný měsíční poplatek podle počtu uživatelů datové místnosti. Platba za počet uživatelů VDR je jednou z nejstarších a nejjednodušších dostupných možností. Celkem 24 ze 72 dodavatelů datových místností si účtuje za jednoho uživatele. 21 poskytovatelů nabízí od 2,5 do 120 dolarů za uživatele měsíčně, přičemž průměrná cena za jednoho uživatele činí 31,72 dolarů. Další tři dodavatelé poskytují měsíční předplatné podle konkrétního počtu uživatelů, a to v rozmezí 500 až 1000 USD měsíčně.

Pokud vaše obchodní transakce zahrnují intenzivní výměnu dat a víte, kolik uživatelů očekáváte, může tento cenový model vaší společnosti vyhovovat nejlépe.

Nejvhodnější pro firmy: Malé firmy (do 100 zaměstnanců) a začínající podniky využívající velké objemy dat.

Na stránku 

Cenový model za stránku zahrnuje měsíční předplatné založené na počtu stránek dokumentů zpracovaných prostřednictvím datové místnosti. Tento cenový model se nezdá být populární, protože pouze pět ze 72 dodavatelů nabízí tento cenový model. Cena se pohybuje v rozmezí 0,1 až 0,75 USD za stránku, přičemž průměrná cena činí 0,48 USD za stránku nebo 4 800 USD za 10 000 stránek (~ 1 GB)..

Cena za stránku obvykle zahrnuje možnost zakoupení další kapacity za příplatek. Kromě toho mohou společnosti VDR počítat stránky odlišně v závislosti na typech dokumentů, zejména souborů jiných než PDF. V důsledku toho se tento cenový model jeví jako velmi nákladný a z dlouhodobého hlediska nepředvídatelný.

Nejvhodnější pro firmy: Firmy s malým tokem dokumentů v krátkých transakcích, obvykle do 1 GB měsíčně. V opačném případě výrazně přeplatíte ve srovnání s jinými cenovými modely.

Kapacita pro ukládání dokumentů

Cenový model pro kapacitu úložiště zahrnuje pravidelný předplatný poplatek podle GB využitého datového prostoru. Jedná se o jedinečný přístup, který představuje DealVDR společnosti Finsight. Ten si účtuje 416 USD za GB úložného prostoru s neomezeným počtem správců a uživatelů.

Cenový model za GB může být nejlepší volbou, pokud vaše online obchody negenerují velké objemy dat, jako jsou zvukové nebo video nahrávky a další velké soubory. V opačném případě byste museli neustále upgradovat datové úložiště, což by mohlo znamenat značné dodatečné náklady.

Nejvhodnější pro firmy: Firmy, které si vyměňují převážně malé textové soubory.

Na funkci

Cenový model za jednotlivé funkce zahrnuje pravidelné předplatné založené na ručně vybraných produktech a službách přizpůsobených konkrétním potřebám. Tímto přístupem se řídí pouze dva ze 72 poskytovatelů VDR a nabízejí 92,25 USD a 184,5 USD měsíčně jako počáteční ceny. Vzhledem ke škálování datových místností můžete v dlouhodobém horizontu zaplatit mnohem více.

Nejvhodnější pro podnikání: Společnosti pracující s krátkodobými obchody podle předem stanovených požadavků.

Smíšené plány

Smíšené tarify jsou opakující se předplatné, které kombinuje vlastnosti pevných tarifů a jiných cenových modelů. Takoví poskytovatelé VDR si účtují průměrně 337,3 USD měsíčně. Někteří poskytovatelé VDR mohou nabízet plány s nízkou cenou za uživatele a funkce a pevné předplatné nejvyšší úrovně. Celkově, 11 ze 72 dodavatelů VDR uplatňuje tento přístup.

Nejvhodnější pro firmy: Malé a středně velké firmy s obchody na vyžádání a různými požadavky.

Faktory, které ovlivňují náklady na virtuální datovou místnost v roce 2023

Porovnání následujících možností virtuální datové místnosti pomáhá pochopit náklady na virtuální datovou místnost a její poměr ceny a výkonu. Můžete tak získat jistotu dobré investice, která je přínosem pro produktivitu a výkonnost vašeho týmu.

Zabezpečení

Ochrana citlivých dat je základem řešení virtuální datové místnosti a jejím hlavním účelem. Proto je pro potenciální uživatele nejdůležitějším kritériem pro porovnání. A zde je seznam bezpečnostních funkcí, na které je třeba se zaměřit:

• 256bitové šifrování
• Pokročilý postup dvoufaktorového ověřování
• Dynamický vodoznak
• Možnosti obnovy dat
• Soulad s mezinárodními bezpečnostními certifikáty
• Bezpečné ukládání důvěrných informací

Nástroje pro správu dokumentů

Kromě bezpečného ukládání a výměny dat byste měli mít k dispozici i vhodné nástroje pro správu dat, tedy nahrávání, stahování, strukturování, přesouvání, mazání, úpravy atd.

• Hromadné nahrávání
• Přetahování
• Automatické indexování
• Rozšířené vyhledávání dokumentů
• Podpora mnoha formátů dokumentů
• Skartování na dálku
• Řízení verzí
• Vestavěný elektronický podpis

Řízení projektu

Kromě zabezpečení dokumentů a funkcí pro správu citlivých dokumentů nabízejí datové místnosti také správu projektů v průběhu celého životního cyklu. V důsledku toho týmy získávají integrované funkce pro zjednodušení a zefektivnění pracovních postupů a komunikace v rámci týmu a řízení více obchodů současně.

Například mají vždy přístup k adresářům společností v datové místnosti, úkolům přiděleným účastníkům, všem žádostem od ostatních stran, žádostem o údaje z due diligence, všem digitálním dokumentům zahrnutým v kontrolním seznamu, integracím a milníkům.

Množství úložného prostoru

Je nezbytné mít k dispozici dostatečné cloudové úložiště pro intenzivní výměnu informací v průběhu transakce a po integraci po fúzi. Pokud jde o úložiště, zaměřte se na potřeby vaší firmy, ale je důležité mít  alespoň 10 GB (100-500 GB je lepší) pro dlouhodobou spolupráci.

Počet uživatelů

Na transakcích M&A se podílí mnoho účastníků, od vrcholových manažerů, členů představenstva, finančních ředitelů a generálních ředitelů až po právníky, investiční bankéře a další poradce. 

Harvard Business Review zjistil, že firmy ročně utratí za poradce 40 miliard dolarů, což je spousta uživatelských licencí v datovém sále. Proto je lepší zaměřit se na plány nabízející neomezený počet uživatelů a správců. 

Možnosti značení

Podle Enterpreneur pomáhá budování značky zaměstnavatele při náboru nových lidí, snižuje náklady na nábor a zvyšuje angažovanost zaměstnanců;

Stejná pravidla platí i pro digitální branding, včetně virtuálních datových místností. Proto je lepší, když datová místnost obsahuje následující možnosti brandingu:

• Vlastní NDA a další dohody
• Firemní loga a barevné motivy
• Přizpůsobitelné e-maily s pozvánkami
• Přizpůsobitelné záhlaví a zápatí

Pokročilé funkce 

Tato sada funkcí není vlastní všem poskytovatelům VDR, ale má velmi pozitivní dopad na pracovní postupy a spolupráci:

• Řízení úkolů. Tým se stává organizovanějším díky možnosti zadávat úkoly a sledovat jejich průběh manažerem. Každý člen týmu navíc zná úkoly a termíny, zná své role a povinnosti v projektu.
• Integrace systému Black. Díky této integraci jsou pracovní postupy více týmové, což vede ke sdílení dokumentů a optimalizaci zpráv. Pokud však samotný software virtuální datové místnosti obsahuje mnoho funkcí pro tyto procesy, integrace se Slackem na tom nic nemění.
• Vestavěný prohlížeč Excelu. Díky prohlížeči Excelu máte přístup k tabulkám a můžete si je prohlížet přímo na platformě virtuální datové místnosti bez jakýchkoli zásuvných modulů.
• Hloubková analýza. Podrobné informace o délce relace, o tom, kolikrát byly vaše důvěrné dokumenty staženy, zobrazeny nebo vytištěny, a o počtu uživatelů, kteří otevřeli konkrétní soubor, jsou zdrojem cenných poznatků při jednání s investory, potenciálními kupci atd.
• Chytré vyhledávání. Jedinečný mechanismus umožňuje prohledávat celý obsah a před otevřením dokumentu zobrazí jeho část.

Jak vybrat nejvýhodnější přístup k cenám datových místností?

Podle tohoto návodu s otázkami pro sebehodnocení můžete zvolit nákladově nejefektivnější přístup k cenám datových místností.

Nastíněte své potřeby

Nejprve byste měli nastínit své požadavky, včetně typu dohody, doby používání datové místnosti, počtu uživatelů atd. To vám pomůže utvořit ideální datovou místnost pro vaše potřeby. Zkontrolujte následující otázky:

1. K čemu budu datovou místnost používat?
   Příklad: M&A, ukládání dokumentů, každodenní spolupráce.
2. Kolik uživatelů k tomu budu potřebovat?
   Příklad: 20, 30, 50 uživatelů nebo celá společnost.
3. Jaké typy dokumentů budu v datové místnosti ukládat?
   Příklad: Videa, soubory PDF, obrázky a textové soubory.
4. Kolik úložného prostoru potřebuji pro tyto dokumenty?
   Příklad: 1 GB je 30 minut videa v rozlišení HD, 600 obrázků v rozlišení HD a 10 000 dokumentů.
5. Jaké funkce VDR k tomu potřebuji?
   Příklad: Rychlé nahrávání, 256bitové šifrování, granulární oprávnění atd.

Stanovte si rozpočet na datovou místnost

Nejlepší cenový model datové místnosti pro vaše potřeby snáze zvolíte, pokud odhadnete rozpočet svého projektu. Zkontrolujte následující otázky:

6. Kolik mohu utratit za datovou místnost s ohledem na své potřeby a dobu trvání projektu? 
   Příklad: 2 500 USD za tři měsíce, 15 000 USD ročně.
7. Jakou částku mohu vyčlenit na náklady na škálovatelnost datové místnosti?
   Příklad: 5 000 USD dodatečných nákladů ročně.
8. Jaký je můj tradiční rozpočet na projekt ve srovnání s rozpočtem na datovou místnost?
   Příklad: 50 000 USD vs. 20 000 USD.

Porovnání poskytovatelů virtuálních datových místností

Jakmile si stanovíte své požadavky na datovou místnost a rozpočty, můžete zjistit, zda jim cenová politika poskytovatelů datových místností odpovídá. Zkontrolujte následující otázky pro sebehodnocení:

9. Jaký cenový model poskytovatel VDR nabízí?
10. Splňuje tento poskytovatel VDR požadavky mého projektu?
11. Splňuje tento poskytovatel VDR mé požadavky na zabezpečení?
12. Nabízí tento poskytovatel neomezený počet uživatelů, správců a úložišť?
13. Jak nákladné jsou možnosti škálování datové místnosti u tohoto poskytovatele VDR?
14. Nabízí tento poskytovatel zkušební verzi zdarma?
15. Nabízí tento poskytovatel individuální plány podle potřeb a požadavků klienta?
16. Existují reálné recenze tohoto poskytovatele datové místnosti?

Jednání s poskytovateli datových místností

V rámci cenových plánů VDR je možné sjednat konkrétní platební podmínky a funkce. Někteří poskytovatelé datových místností si například neúčtují nic, dokud není projekt spuštěn. Můžete sdělit své potřeby a dohodnout se na nižších sazbách, než jsou oficiálně uváděné.

Vyhledávání akcí a slev

Můžete se podívat na slevy a propagační akce. Mnoho poskytovatelů datových místností nabízí až 45% roční slevy, uvítací slevy a speciální nabídky na balíčkové služby. Můžete také sledovat webové stránky poskytovatelů datových místností prostřednictvím doporučovacích programů, které nabízejí pokles cen pro přidružené klienty.

Rozhodněte se o nejlepším přístupu k tvorbě cen

Vypočítejme nyní náklady na projekt datové místnosti s následujícími parametry na základě průměrných cen poskytovatelů VDR v našem průzkumu:

• 30 uživatelů
• 10 GB zabezpečeného úložiště souborů
• Doba trvání 6 měsíců

Pověst dodavatele VDR

Moderně vypadající webové stránky, bohaté funkce, konkurenceschopné ceny a příslib bezchybného provozu a nepřetržité podpory – co víc si můžete přát? I když se může jednat o poskytovatele VDR vašich snů, je nejlepší si to ověřit z nestranných zdrojů. 

Chcete-li si vytvořit nezaujatý názor na prodejce, doporučujeme přečíst si recenze a reference klientů na důvěryhodných zdrojích, jako jsou G2, Capterra, nebo Software advice. Můžete se také podívat na naše podrobné hodnocení nejlepších poskytovatelů virtuálních datových místností.

Vyplatí se investovat do virtuální datové místnosti?

Investice do řešení virtuální datové místnosti je přínosem pro všechny obchodní procesy, protože poskytovatelé VDR vám poskytnou:

• Vrcholné zabezpečení. Moderní poskytovatelé VDR poskytují nepřetržitou ochranu, pravidelné aktualizace systému a dobře koordinovanou práci antivirových programů, které zabraňují všem rizikům. Dodržování mezinárodních standardů zaručuje komplexní přístup dodavatele VDR k bezpečnostním aspektům. 
• Pohodlné sdílení souborů a správa dokumentů. Virtuální datové místnosti obsahují nejmodernější nástroje, které zefektivňují proces due diligence, M&A, fundraising, IPO a další podnikové transakce. Pracovní postupy M&A, nástroje pro zasílání zpráv, odesílání, redigování a zprávy o zapojení pomáhají partnerům, investičním bankéřům a potenciálním kupujícím urychlit transakce.
• Kompletní kontrola nad daty a uživateli. Virtuální datové místnosti nabízejí špičkové funkce pro granulární oprávnění a sledování souborů. Správci mohou konfigurovat funkce prohlížení, úprav, tisku, sdílení souborů atd.
• Expertní podpora. Nejlepší poskytovatelé virtuálních datových místností mají k dispozici tým odborníků, kteří poskytují nepřetržitou technickou podporu a pomoc při zavádění.

Klíčové poznatky

Průzkum společnosti Datarooms.org u 116 poskytovatelů datových místností zjistil šest cenových modelů, včetně fixních, za uživatele, za stránku, za funkci, za GB a smíšených plánů.

Hlavními faktory, které určují ceny datových místností, jsou bezpečnost, funkce datové místnosti, kapacita úložiště, počet uživatelů a možnosti tvorby značky. 

Je důležité najít nejlepší přístup k cenám, protože vám umožní ušetřit náklady na IT a zlepšit pracovní postupy s nejvýhodnější datovou místností. 

Při výběru cenového plánu datové místnosti definujte své potřeby a rozpočty, použijte srovnání nákladů na virtuální datovou místnost a vyjednejte slevy. Nepodceňujte hodnotu skutečných recenzí virtuálních datových místností, nespěchejte a pamatujte: bezplatná zkušební verze vydá za tisíc slov.

Category

Blog

FAQ