Ceny virtuální datové místnosti: co potřebujete vědět

Dnešní virtuální datové místnosti překonaly své fyzické předchůdce ve všech ohledech. Jsou stejně bezpečné, spolehlivé a nákladově efektivní, nabízejí větší flexibilitu, pohodlí vzdáleného přístupu a ceny pro každý rozpočet. Bohužel při výběru poskytovatele VDR pro vaši firmu hledáte rovnováhu mezi funkcemi a cenou a je snadné nechat se zaslepit tou druhou.

Abychom vás uchránili před výčitkami svědomí z koupě, podívejme se, za co přesně v řešení virtuální datové místnosti platíte a jak vybrat správný plán s předvídatelnou cenou.

Cenové strategie datových místností

Dodavatelé virtuálních datových místností používají několik cenových struktur a při účtování svých řešení virtuálních datových místností se značně liší. Chcete-li se rozhodnout informovaně, je nejlepší znát své možnosti.

Na uživatele

Pokud jde o ceny virtuálních datových místností, je platba za počet uživatelů VDR jednou z nejstarších a nejjednodušších dostupných možností. Pokud vaše obchodní transakce zahrnují intenzivní výměnu dat a víte, kolik uživatelů se očekává, může tato varianta vaší společnosti vyhovovat nejlépe.

Na stránku

Mnoho dodavatelů účtuje podle počtu stránek dokumentů zpracovaných prostřednictvím datové místnosti. To je skvělá volba pro společnosti s malým až středním tokem dokumentů. Ceny za stránku obvykle zahrnují určitý počet stránek s možností dokoupení další kapacity za příplatek.

Kapacita úložiště dokumentů

Pokud vaše online obchody negenerují velké objemy dat, jako jsou zvukové nebo video nahrávky a jiné velké soubory, může být tato možnost nejlepší. V opačném případě budete muset úložiště dat neustále aktualizovat, což může znamenat značné dodatečné náklady.

Měsíční nebo roční plány

Jedná se o nejoblíbenější přístup k účtování ve světě virtuálních datových místností v současnosti. Dodavatelé VDR mohou kombinovat různé funkce a limity s konkurenceschopnými cenami tak, aby vyhovovaly potřebám průměrné firmy. Například základní plán může umožňovat pouze jeden projekt a mít limit 10 GB, ale nemá žádné omezení počtu hostujících uživatelů.

Mnozí poskytovatelé datových místností nabízejí také smluvní plány na míru pro větší společnosti. Jste-li firma podnikového rozsahu s několika rozsáhlými rozpracovanými projekty, určitě využijete možnost s neomezeným úložištěm a datovými místnostmi. S největší pravděpodobností vám dodavatel datové místnosti přihodí i nějaké další výhody v podobě individuální podpory, propracovanějšího systému rolí pro řízení přístupu atd.

virtual data room pricing

Funkce a ceny podpory datových místností

Mimochodem, rozsah podpory je stejně důležitý jako počet gigabajtů a uživatelů, které získáte.

Řekněme, že váš tým je pár minut před uzavřením obchodu, když náhle přestane fungovat funkce sdílení souborů ve vašem řešení virtuální datové místnosti a druhá strana nemůže obdržet tuto revidovanou smlouvu. Vaši klienti jsou v jiném časovém pásmu, jejich pracovní den se blíží ke konci a fúze musí vstoupit v platnost zítra ráno. Komu zavoláte?

Může dojít k poruše softwaru nebo hardwaru, a právě tehdy se vyplatí mít nepřetržitou vícejazyčnou podporu pro software virtuální datové místnosti. Většina poskytovatelů datových místností nabízí u svých dražších balíčků prémiové možnosti. Extra funkce se mohou opravdu hodit a obvykle zahrnují:

  • nepřetržitou podporu ve více jazycích
  • Živý chat a telefonický kontakt nad rámec výchozí možnosti e-mailu
  • Rychlou odezvu – 15 minut a méně
  • Vyhrazený manažer/odborník
  • Onboarding zahrnutý v poplatku za plán

Kvalita podpory je klíčovým faktorem, který může ovlivnit cenu virtuální datové místnosti. Pravdou je, že zvýšení nákladů je zanedbatelné ve srovnání s rizikem, že se ocitnete jeden na jednoho s nečekanými technickými problémy.

Při výběru řešení VDR, které bude vyhovovat vašim potřebám, je však třeba zvážit ještě několik dalších věcí. Pojďme se na ně krátce podívat.

Další funkce VDR

Kromě toho, že se seznámíte se standardními funkcemi virtuální datové místnosti, které jsou součástí plánu, sledujte i další hodnoty, které prodejci nabízejí, abyste získali náskok před konkurencí. Některé dodatečné funkce mohou být právě pro vaši firmu vhodné a naklonit misky vah ve prospěch dodavatele, který si dal práci s jejich zahrnutím.

Zde je několik příkladů dodatečných funkcí, které mohou virtuální datovou místnost odlišit od ostatních:

  • Možnosti brandingu. Pokud by vaši klienti při každém vstupu do sdílené datové místnosti viděli název a logo vaší společnosti, zanechalo by to v nich trvalý dojem. Mnoho velkých hráčů, jako jsou iDeals a ShareVault, to nabízí ve svých plánech nejvyšší úrovně.
  • Pokročilé funkce pro dostupnost. Může jít o cloudové nebo vlastní hostingové řešení na vyžádání se zárukou 99,5% provozuschopnosti, další datová centra a soulad s řadou norem, jako je ISO 27001, GDPR, HIPAA a další.
  • Zvýšené zabezpečení. Přizpůsobení uživatelských oprávnění a rolí, dvoufaktorová autorizace a přijímání připojení z předem nastavených IP adres – tato dodatečná bezpečnostní opatření nabízí většina dodavatelů s vyšší cenou.

U mnoha poskytovatelů datových místností si můžete zvolit, zda chcete zaplatit za určité funkce navíc. Měli byste je však upřednostnit podle svých potřeb.

Určující faktory nákladů na virtuální datovou místnost

Porovnání následujících možností virtuální datové místnosti pomáhá pochopit poměr ceny a výkonu řešení. Můžete tak získat jistotu dobré investice, která je přínosem pro produktivitu a výkonnost vašeho týmu.

Zabezpečení

Ochrana citlivých dat je páteří řešení virtuální datové místnosti a jeho hlavním účelem. Proto je to nejdůležitější kritérium, které musí potenciální uživatelé porovnat. A zde je seznam bezpečnostních funkcí, na které je třeba se zaměřit:

  • 256bitové šifrování
  • pokročilý postup dvoufaktorového ověřování
  • dynamický vodoznak
  • možnosti obnovy dat
  • soulad s mezinárodními bezpečnostními certifikacemi
  • bezpečné ukládání důvěrných dokumentů

Nástroje pro správu dokumentů

Kromě bezpečného ukládání a výměny dat byste měli mít k dispozici i pohodlné nástroje pro jejich správu, tedy nahrávání, stahování, strukturování, přesouvání, mazání, úpravy atd.

  • Hromadné nahrávání
  • přetahování
  • automatické indexování
  • rozšířené vyhledávání dokumentů
  • podpora mnoha formátů dokumentů
  • vzdálená skartace
  • řízení verzí

Správa projektů

Kromě zabezpečení dokumentů a funkcí pro správu citlivých dokumentů nabízejí datové místnosti také správu projektů v průběhu celého životního cyklu. Týmy tak získávají integrované funkce, které zjednodušují a zefektivňují pracovní postupy a komunikaci v rámci týmu i mimo něj.

V datové místnosti mají například vždy přístup k firemním adresářům, úkolům přiděleným účastníkům, všem požadavkům od ostatních stran, požadavkům na údaje z due diligence, všem digitálním dokumentům zahrnutým v kontrolním seznamu, integracím a milníkům.

Bonusové funkce

Tato sada funkcí není vlastní všem poskytovatelům VDR, ale má velmi pozitivní dopad na pracovní postupy a spolupráci:

  • Správa úkolů. Tým se stává organizovanějším díky možnosti zadávat úkoly a sledovat jejich průběh manažerem. Každý člen týmu má navíc přehled o úkolech a termínech, zná své role a povinnosti v projektu.
  • Integrace služby Slack. Díky této integraci jsou pracovní postupy více týmové, což vede ke sdílení dokumentů a optimalizaci zpráv. Pokud však samotný software virtuální datové místnosti obsahuje mnoho funkcí pro tyto procesy, integrace se Slackem na tom nic nemění.
  • Vestavěný prohlížeč aplikace Excel. Díky prohlížeči aplikace Excel máte přístup k tabulkám a můžete je prohlížet přímo na platformě virtuální datové místnosti bez jakýchkoli zásuvných modulů.
  • Hluboká analytika. Podrobné informace o délce relace, o tom, kolikrát byly vaše důvěrné dokumenty staženy, zobrazeny nebo vytištěny, a o počtu uživatelů, kteří otevřeli konkrétní soubor, jsou zdrojem cenných poznatků při jednání s investory, potenciálními kupci atd.
  • Chytré vyhledávání. Jedinečný mechanismus umožňuje prohledávat celý obsah a před otevřením dokumentu vám zobrazí jeho část.

Pověst dodavatele VDR

Moderně vypadající webové stránky, bohaté funkce, konkurenceschopné ceny a příslib bezchybného provozu a nonstop podpory – co víc si přát? I když se může jednat o poskytovatele VDR vašich snů, je nejlepší si to dvakrát ověřit z nestranných zdrojů.

Chcete-li si vytvořit nezaujatý názor na dodavatele, doporučujeme přečíst si recenze a reference klientů na důvěryhodných zdrojích, jako jsou G2, Capterra nebo Software Advice. Můžete se také podívat na naše podrobné hodnocení nejlepších poskytovatelů virtuálních datových místností.

Vyplatí se investovat do virtuální datové místnosti?

Bez ohledu na odvětví je prioritou lídra mimořádně spolehlivá ochrana dat a plná kontrola nad procesy. A k tomu byly virtuální datové místnosti na rozdíl od jiných programů vytvořeny. Investice do tohoto produktu je tedy výhodná pro všechny podnikové procesy, protože poskytovatelé VDR vám poskytují:

špičkové zabezpečení

Mnozí odborníci se právem domnívají, že ukládání důvěrných informací na serverech organizace nebo v běžných službách pro sdílení souborů, jako je Disk Google, se s virtuálními datovými místnostmi nedá srovnávat. Moderní poskytovatelé VDR totiž poskytují nepřetržitou ochranu, pravidelné aktualizace systému a dobře koordinovanou práci antivirových programů, které zabraňují všem rizikům.

A konečně, což je nejdůležitější, soulad platformy s mezinárodními standardy zaručuje komplexní přístup dodavatele VDR k bezpečnostním aspektům.

Pohodlná a bezpečná správa dokumentů

Virtuální datové místnosti obsahují nejmodernější nástroje, které umožňují hladký průběh due diligence, fúzí a akvizic, fundraisingu, IPO a dalších podnikových transakcí. Je známo, že tyto operace zahrnují velké objemy citlivých dokumentů a VDR poskytují funkce pro jejich efektivní správu a ochranu. Díky tomu jsou partneři, investiční bankéři a potenciální kupci ochotnější spolupracovat, což je také velkou výhodou.

Úplná kontrola nad daty a uživateli

Na rozdíl od jiných řešení nabízejí virtuální datové místnosti špičkové funkce pro granulární oprávnění a sledování souborů. Tak například pro každého účastníka administrátorský uživatel nakonfiguruje funkce prohlížení, editace, tisku, sdílení souborů atd. a poté může snadno sledovat akce uživatelů v reálném čase. Pokud navíc správce zaznamená podezřelou aktivitu na platformě, pak lze příčinu vysledovat na několik kliknutí.

Odborná podpora

Nejlepší poskytovatelé virtuálních datových místností mají k dispozici tým odborníků, kteří klientům pomáhají 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Vy i vaši zaměstnanci tak můžete získat provozní školení a pomoc při instalaci softwaru, nahrávání dokumentů, strukturování a řešení technických problémů v budoucnu. Jak vidíte, spolupráce s poskytovatelem po instalaci datové místnosti pokračuje v podobě obrovské podpory v průběhu pracovních postupů a uzavírání obchodů.

Závěrečné myšlenky

Jakkoli je struktura cen virtuálních datových místností na první pohled matoucí, stane se poměrně přehlednou, pokud ji rozdělíme na menší smysluplné komponenty. Porovnání různých plánů se omezuje na to, abyste věděli, jaké klíčové funkce vaše společnost potřebuje, a našli balíček, který odpovídá vašemu rozpočtu.

Nepodceňujte hodnotu recenzí datových místností, věnujte jim čas a pamatujte: bezplatná zkušební verze vydá za tisíc slov.

TOP 3 Data Rooms
2. Intralinks
intralinks
Zobrazit profil
3. Datasite
merrill logo
Zobrazit profil
To top