Nejlepší poskytovatelé virtuálních datových místností

Technologie virtuálních datových místností je nevyhnutelným prvkem každé obchodní transakce. Společnosti všech velikostí využívají datové místnosti jako firemní úložiště, komunikační platformy a nástroje pro strategická rozhodnutí. 

Dobře zvolená elektronická datová místnost nabízí nebývalou úroveň zabezpečení, funkčnosti a všestrannosti. Obchodníci mají nyní neomezené možnosti, jak využít sofistikované nástroje a předem navržené pracovní postupy a zpracovat jakoukoli transakci rychleji.

V důsledku zvýšeného pohodlí a dostupnosti virtuálních datových místností se koncept fyzické datové místnosti stal téměř zastaralým ve všech odvětvích. 

Co jsou to virtuální datové místnosti?

Virtuální datová místnost je online platforma, která kombinuje cloudové úložiště s různými nástroji pro vysoce sázkové transakce. Digitální datová místnost může být zvláště výhodná pro procesy, které zahrnují velké objemy dokumentace, jelikož funguje jako vzdálené podnikové úložiště.

Online virtuální datová místnost může také sloužit jako platforma na spolupráci pro každodenní činnosti, správu nástěnky a správu celkově všech projektů, které vyžadují současné příspěvky několika stran. Některé z nejběžnějších příkladů aplikací virtuálních datových místností jsou fúze a akvizice, korporátní due diligence, správa portfolia a získávání kapitálu.

Jaké jsou nejčastější případy použití virtuálních datových místností? 

Podle našeho průzkumu mají datové místnosti co nabídnout malým, středním i velkým podnikům v mnoha odvětvích. Ovšem na základě nedávného příjmu však existuje několik odvětví, která nejvíce docení software pro virtuální datové místnosti.

Níže jsou uvedeny případy použití primárních virtuálních datových místností , seřazených podle oblíbenosti. 

M&A a due diligence

Fúze a akvizice jsou zásadní pro růst a rozvoj kohokoli od malých společností po velké korporace. Navíc mnoho průmyslových odvětví, jako jsou technologické startupy, spoléhá výhradně na to, že do nich někdo investuje, jako na cílovou strategii ukončení podnikání nebo jako významný milník.

Největší výzvou každé transakce M&A je důkladná due diligence. Účastníci obchodu musí projít obrovské množství dokumentů v relativně krátkých časových rámcích.

Virtuální datové místnosti pomáhají vytvářet agilní a vybavená prostředí pro přístup k potřebným souborům během několika sekund, což umožňuje dělat klíčová rozhodnutí dříve. Butikové firmy i podniky těží z univerzální dostupnosti a automatizovaných řešení, která nabízejí moderní řešení datových místností.

Fondy a soukromý kapitál

Významné fondy a soukromé investiční společnosti obvykle nakládají se spoustou důvěrných údajů. To vyžaduje zvýšenou bezpečnost a vnitřní transparentnost. Virtuální datové místnosti poskytují četné nástroje pro jakýkoli proces od získávání kapitálu po investiční poradenství zabezpečením uživatelských dat a poskytováním přístupu k různým analytikám. 

Právo

Advokáti a právnické firmy se musí řídit přísnými předpisy, aby byla zajištěna legitimita jejich práce. A zároveň existuje mnoho citlivých dokumentů a soukromých informací, o které je třeba se postarat. 

To znamená, že právní sektor je jedním z prvních, který těží ze špičkových funkcí virtuálních datových místností, jako je šifrování, řízení přístupu a vzdálené vyhledávání. 

Investiční bankovnictví

Jako finanční instituce, které primárně fungují na poradenské bázi, investiční banky vyžadují softwarová řešení, která kombinují jednoduchou komunikaci s velkým úložištěm dat. Investiční bankéři využívají datové místnosti ke shromažďování informací, provádění due diligence, předkládání cílů potenciálním kupcům a pomoci s integrací po transakci. 

Kromě pokročilého zabezpečení datové místnosti také umožňují investičním bankám organizovat své operace zlepšením odpovědnosti zaměstnanců a zefektivněním hlášení.

Biotechnologický a farmaceutický průmysl

Zdravotnictví je další sektor, který se zabývá zvýšeným množstvím důvěrných dat, jako jsou informace o pacientech, výsledky výzkumu a další. Nezabezpečení takových dat může vést ke špionáži konkurence nebo dokonce k soudnímu sporu v plném rozsahu. 

Kromě toho, že datové místnosti pomáhají svým uživatelům chránit citlivé soubory, pomáhají při navigaci ve složitých, časově náročných procedurách, jako je licencování. Uložením veškeré potřebné dokumentace v jednom centralizovaném prostoru mohou společnosti získat potřebné licence mnohem rychleji. 

1. iDeals
4.9
2. Citrix
4.5
3. Datasite
4.3
4. Intralinks
4.2
5. SmartRoom
4.1
6. BlackBerry
3.9
7. Box
3.5
8. Brainloop
3.4

Jaká další odvětví využívají virtuální datové místnosti?

Podstatná část zpětné vazby, kterou jsme získali v našem průzkumu průmyslu datových místností, ukázala, že existuje několik dalších sektorů, které využívají virtuální datové místnosti více než dříve. Níže jsou uvedeny tři nejvýraznější příklady. 

Realitní společnosti

Realitní společnosti využívají virtuální datové místnosti pro správu portfolií, komunikaci s potenciálními investory a sledování dlouhodobých projektů. Nástroje datových místností umožňují firmám přistupovat k transakcím s nemovitostmi informovaně a zjednodušují správu dokumentů. 

A kapacity úložiště vytvářejí snadno ovladatelný záznam o všech minulých vývojových a finančních transakcích, díky čemuž je umístění dokumentů mnohem plynulejší během obchodů s vysokým podílem. 

Startup investice

Investoři využívají virtuální datové místnosti jako strategickou platformu, kde porovnávají příležitosti, žádají požadované dokumenty a provádějí due diligence. Úspěšné obchody lze poté přenést do sekce portfolia datové místnosti. 

Startupy mohou zároveň použít řešení virtuálních datových místností k marketingu své společnosti, organizovat firemní rozvoj a připravovat se na akvizice, fúze nebo jiné významné přechody. 

IPO

Při podání žádosti o primární veřejnou nabídku musí organizace shromáždit velké množství dokumentů k podání. Mnoho z těchto souborů je vysoce důvěrných a vyžaduje zvláštní úroveň zabezpečení. Proces IPO navíc často vyžaduje konzultaci třetí strany, díky čemuž jsou funkce pro spolupráci v datových místnostech naprosto nezbytné.

12 důvodů, proč si společnosti vybírají virtuální datové místnosti

1

Bezkonkurenční úroveň zabezpečení důvěrných dokumentů

2

Jednoduchá organizace a distribuce dokumentů

3

Centralizovaný pracovní prostor s transparentními pracovními postupy a zvýšenou odpovědností

4

Efektivita nákladů ve srovnání s tradičními datovými místnostmi

5

Funkční řešení pro vzdálenou spolupráci a rozhodování

6

Zrychlené zpracování obchodu, od due diligence až po integraci

7

Investice do datové místnosti zajistí image společnosti jako spolehlivé a perspektivní

8

Všestranná dostupnost dat a lidí

9

Neomezené příležitosti pro všechny typy projektů

10

Datové místnosti obvykle nevyžadují další hardware ani zásuvné moduly

11

Možnosti využití odborných znalostí a poradenství poskytovatele

12

Vylepšená komunikace s vestavěnými chaty, otázkami a odpověďmi, videohovory atd

Jaké jsou nejdůležitější bezpečnostní prvky ve virtuálních datových místnostech?

Bezpečnost dat je hlavním zájmem všech moderních podniků. Požadavek na neustálou aktualizaci a pevnou ochranu vybízí společnosti k tomu, aby důvěřovaly svým důvěrným datům ve virtuálních datových místnostech. Pokročilý software pro datové místnosti zajišťuje, že soubory uživatelů nebudou ohroženy na několika úrovních.

data room features

Bezpečnostní certifikáty 

Renomovaní poskytovatelé datových místností zajišťují, aby jejich produkt dodržoval bezpečnostní standardy určené pro daný průmysl. Nejlepší způsob, jak ukázat, zda poskytovatel bere zabezpečení vážně, je vyhledat certifikace, jako jsou ISO 27001, HIPAA a SOC 2.

Zabezpečení přístupu

Další úrovní ochrany údajů je kontrola toho, kdo k nim má přístup a jak je oprávněn s nimi pracovat. Bezpečné sdílení souborů ve virtuálních datových místnostech je zajištěno přidělením specifických oprávnění na základě role každého uživatele.  

Tato kategorie bezpečnostních opatření pomáhá chránit citlivá data, monitorovat veškeré interakce a předcházet hrozbám vnitřních úniků. 

Zabezpečení dokumentů

Kromě zajištění toho, že k důvěrným datům mají přístup pouze určití uživatelé, mohou správci přiřadit další vrstvy ochrany. Některé příklady zabezpečení dokumentů zahrnují oprávnění pouze k prohlížení, vyskakovací okna NDA a podrobné záznamy o aktivitách. 

Zabezpečení komunikace

Kromě ochrany souborů umožňují virtuální datové místnosti bezpečnou výměnu informací tím, že vytvářejí bezpečné prostředí pro všechny typy komunikací. Uživatelé se mohou například rozhodnout vytvořit skupiny a diskutovat o určitých záležitostech v soukromí, zatímco všechny jejich interakce jsou šifrovány.

Důvěryhodná datová místnost je zabezpečená platforma, která uživatelům umožňuje ukládat a spravovat jejich citlivé dokumenty s jistotou. Nejdůležitějším aspektem je vybrat poskytovatele, který poskytuje požadovanou sadu bezpečnostních funkcí a úroveň standardu.

Jaké vlastnosti a funkce nabízejí virtuální datové místnosti? 

Virtuální datové místnosti nabízejí svým uživatelům neomezený rozsah funkcí. Existuje však několik klíčových funkcí, které přinášejí největší hodnotu, jak je popsáno níže.

Funkce správy dokumentů

Virtuální datové místnosti umožňují uživatelům snadný přístup k dokumentům z jakéhokoli zařízení nebo místa. Digitální prostor eliminuje potřebu ukládat fyzické kopie a snižuje náklady a úsilí spojené s udržováním tradičního archivu. Mezi další funkce, které uživatelům vylepšují práci se správou dokumentů, patří:

Správa uživatelů

Dobře navržená datová místnost bude mít několik úrovní přístupu, které určují, jaké typy dat může každý uživatel načíst a jaké akce může provádět. Další funkce, které pomáhají se správou uživatelů, jsou:

Snadné používání

Uživatelé virtuálních datových místností pocházejí z nejrůznějších technických prostředí, což znamená, že software musí být dostatečně jednoduchý, aby jej každý mohl efektivně používat. Dva hlavní aspekty pokročilé použitelnosti jsou intuitivní rozhraní a všestranné nasazení, které zahrnuje kompatibilitu se všemi operačními systémy, včetně Windows, Linux a macOS.

Mezi další funkce, které zlepšují uživatelský zážitek, patří:

Funkce reportingu

Sledování aktivity a reporting umožňují prozkoumat přesný počet uživatelů, kteří pracovali s konkrétními dokumenty, vyhodnotit jejich zapojení a v případě potřeby přesměrovat pracovní postup. Následující zpráva obsahuje nejvíce podporu obchodníků:

Komunikační funkce

Virtuální datové místnosti umožňují několik úrovní efektivní vzdálené komunikace. Se správnou technologií mohou uživatelé diskutovat o podnikání prostřednictvím chatů, hovorů, e-mailů a dalších. Typickými funkcemi, které zlepšují komunikaci datové místnosti, jsou:

Zákaznická podpora

Efektivní tým zákaznické podpory je zásadní pro úspěšnou práci v datové místnosti. Nejlepší způsob, jak vyhodnotit kvalitu podpory, je požádat o bezplatné demo nebo se zapsat do zkušebního období a hledat funkce, jako jsou:

Kombinace všech výše uvedených nástrojů vytvoří pevný základ pro produktivní zkušenost z virtuální datové místnosti.

Jak si nastavit virtuální datovou místnost ve 3 rychlých krocích

Jakmile je vybrána vhodná nabídka, zbývá už jen nastavit virtuální datovou místnost pro nadcházející transakci. To je možné provést ve třech krocích.

Vytvořte skupiny a pozvěte uživatele

Vypsání všech potenciálních uživatelů a jejich rozdělení do skupin podle jejich role ve společnosti nebo příspěvku k projektu významně urychlí proces pozvání.

Nastavte oprávnění

Při přidělování oprávnění je důležité spojit zabezpečení a pohodlí. To znamená nastavení přístupových podmínek na základě odpovědností každého uživatele v projektu.

Přidejte dokumenty a soubory

Poslední fází je naplnění virtuální datové místnosti obsahem. Nejjednodušší je vytvořit nejprve strukturu složek a poté hromadně přenést dokumenty.

Srovnání virtuálních datových místností: jak vybrat virtuální datovou místnost

Rozhodování o nejlepší virtuální datové místnosti může být náročné, zvláště pokud jste v oboru nováčkem a nikdy jste se s virtuálními datovými místnostmi nezabývali. 

Na trhu je mnoho poskytovatelů VDR a každý z nich má určité výhody a nevýhody. 


Jak tedy vybrat nejlepší datovou místnost pro vaše potřeby? Přirozeně byste si měli vybrat v závislosti na potřebách vaší firmy. 

Nejprve si ujasněte, jaké máte cíle a jakých výsledků chcete dosáhnout. 

Za druhé, porovnejte virtuální datové místnosti na webu s ohledem na taková kritéria, jako je odbornost, cenový model, bezpečnostní opatření, kapacita úložiště atd. 

Na co si dát pozor při porovnávání datové místnosti? 

Volba srovnávací tabulky datových místností, kterou jsme vytvořili výše, může významně ušetřit čas na vyšetřování. Zde již máte 10 nejlepších dodavatelů, kteří jsou lídry v oboru. Stačí se spolehnout na hodnocení, recenze a komentáře jednotlivých poskytovatelů a rozhodnout se, který z nich je pro vás nejlepší.

Přesto existuje možnost provést srovnání virtuálních datových místností vlastními silami. 

Co je třeba mít na paměti, pokud zvolíte tuto alternativu? Pro větší představu doporučujeme věnovat pozornost těmto kritériím při prohlížení virtuálních datových místností:

● Pověst poskytovatele

● Přívětivost pro uživatele

● Zabezpečení přístupu

● Funkce zabezpečení dokumentů

● Funkce správy dokumentů

● Možnost reportů a analýz

● Jedinečné funkce, díky kterým vynikne prodejce

● Kvalita služeb zákazníkům

Ceny

Nyní proberme každý z bodů podrobněji a pro ilustraci porovnejme tři nejlepší datové místnosti – iDeals, Citrix a Datasite.

Jak vybrat virtuální datovou místnost

Vzhledem k podrobnému srovnání iDeals, Citrix a Datasite výše vidíte, že každý poskytovatel má své výhody a nevýhody. 

Při výběru virtuální datové místnosti se zaměřte především na potřeby svého podnikání a věnujte pozornost faktorům, na které jsme se zaměřili při porovnávání těchto tří poskytovatelů.

FAQ

Náklady na služby virtuálních datových místností se liší v závislosti na cenovém modelu a prodejci. Věci, které je třeba zvážit, jsou cíle vašeho projektu, protože každý z nich může být převeden na funkci v rámci VDR(virtuálních datových místností). Obecně platí, že poskytovatelé mohou účtovat poplatky za stránku, uživatele nebo velikost úložiště. Za určitou sadu funkcí může být také stanoven pevný měsíční poplatek. Cena se může dále zvýšit, pokud poskytovatel VDR nabídne další pokročilé funkce.
Virtuální datová místnost je zabezpečené online úložiště pro ukládání a sdílení dat mezi zúčastněnými stranami. Běžně se používá při jednáních o M&A. Standardní funkce zahrnují takové funkce, jako jsou pokročilá oprávnění, nástroj Q&A, vícefaktorové ověřování, zprávy(reporting), záznamy sledování a další. Ve většině případů se dává přednost cloudovému řešení, takže není nutná žádná instalace.
„Datová místnost“ je online úložiště pro ukládání citlivých a důvěrných dat pro společnosti. Datová místnost se obvykle používá pro právní odvštví, due diligence fúzí a akvizic. Před virtuálními datovými místnostmi podniky využívaly pouze fyzické datové místnosti, což byly standardní kanceláře s vyšší úrovní ochrany. Virtuální datové místnosti jsou krokem vpřed a posunuly tradiční umístění kanceláře do online úložiště. Funkčnost VDR se stala různorodější: kromě ukládání informací o cílové společnosti je nyní také možné sledovat záznamy a tok dat, provádět finanční transakce, upravovat/mazat/aktualizovat přidané soubory atd...
Účel a funkčnost datových místností v investičním bankovnictví se výrazně neliší od jejich využití v jiných oborech. Datová místnost investičního bankovnictví je online sklad, který umožňuje přístup k souborům staženým libovolnými oprávněnými uživateli z různých světových oblastí. Virtuální datové místnosti zjednodušují due diligence pro obě strany dohody a umožňují jim efektivněji řídit transakce M&A. Investiční bankéři zase mohou kontrolovat uživatele, kteří vstupují do VDR, sledovat dobu trvání relací a dokumentaci, na které pracovali.
Typickým využitím virtuálních datových místností jsou M&A, především jejich proces due diligence, který vyžaduje ukládání a sdílení tuny souborů o nabídce cílové společnosti. Tato online úložiště se mohou hodit podnikům s podobným objemem dat k ukládání nebo při potřebě zajištění vzdéleného přístupu více uživatelů k informacím současně, což zaručuje důvěrnost dokumentů.
Několik zásadních rozdílů neumožňuje považovat Dropbox za virtuální datovou místnost. Jedním z nich je, že i přes svůj vývoj a revoluční aktualizace je Dropbox navržen tak, aby zjednodušil sdílení dat mezi uživateli internetu, aniž by přispíval k jeho bezpečnosti. Liší se také softwarová struktura. Zatímco Dropbox je založen na jedné hlavní složce obsahující všechna data, datové místnosti obsahují samostatné projekty s autorizovaným přístupem ke každému. Kromě toho tým podpory pomáhá provést úspěšnou transakci M&A prostřednictvím virtuální datové místnosti a Dropbox není dostatečně bezpečný a profesionální, aby mohl vést seriózní obchodní smlouvu.
K fúzím a akvizicím (M&A) dochází, když cílová společnost prodá svou nabídku potenciálním zájemcům, aby získala předpokládaný výnos. Tato transakce nemůže být uzavřena, aniž by nabývající značka provedla náležité kontroly a analyzovala citlivé a důvěrné informace. Virtuální datové místnosti pro fúze a akvizice jsou nezbytné, protože jsou navrženy tak, aby uchovávaly všechny informace relevantní pro transakci v jednom zabezpečeném cloudovém řešení a podporovaly bezproblémové sdílení a aktualizaci dokumentů.
Software pro datovou místnost je unikátní digitální řešení pro ukládání a sdílení citlivých a chráněných dat se zúčastněnými stranami o M&A transakci nebo o jiné formě obchodních transakcí. Stažené dokumenty jsou chráněny šifrovacími technologiemi, vícefaktorovým ověřováním a konfigurovatelnými oprávněními na základě rolí. Vzhledem k tomu, že k souborům uloženým současně může přistupovat několik uživatelů, je možné řídit jejich výkon pomocí samostatných sad pravidel.
Due diligence je proces prověřování důvěryhodnosti a výhodnosti nabídky cílové společnosti, výběr nejvhodnější strategie pro M&A transakce a ověření vhodného přizpůsobení obchodu. Proces začíná, když strany podepíší dopis o záměru (LOI), a je vyžadován téměř u všech M&A. Due diligence zahrnuje prošetření a audit veškerých datových vztahů k činnostem získané organizace, včetně jejich firemních záznamů, finančních výkazů, smluv se zákazníky, seznamů duševního vlastnictví, nemovitostí a jakéhokoli jiného majetku atd., která mohou být uložena v VDR navržené speciálně pro due diligence M&A. Tento krok umožňuje kupujícímu definovat, zda se na základě poskytnutých skutečností vyplatí do obchodu investovat.
Kromě přípravy dat k uložení a sdílení prostřednictvím datové místnosti si zájemci vybírají spolehlivého a renomovaného poskytovatele VDR. Jakmile je úkol dokončen a chcete vytvořit datovou místnost, vše, co musíte udělat, je otevřít úložiště, vytvořit skupiny dokumentů, pozvat nové uživatele přidáním jejich e-mailů a přizpůsobit funkcionality tak, aby byl zajištěn omezený přístup k přidaným dokumentům a souborům.
Datové místnosti zjednodušují ukládání a sdílení citlivých a komerčních dat jakékoli firmy. To je užitečné zejména při dohodách o fúzích a akvizicích. Software datové místnosti zároveň zaručuje vysokou úroveň zabezpečení a podporuje rychlejší rozhodování na straně prodávajícího a kupujícího. Důvodem je možnost analyzovat data z jakékoli části světa bez nutnosti cestovat do sídla cílové společnosti a mít omezené možnosti jednorázové kontroly. Virtuální datové místnosti bývají z dlouhodobého hlediska nákladově efektivnější a intuitivnější v ovládání a úpravách.