Virtuální datové místnosti pro fúze a akvizice: vše, co potřebujete vědět

Online datové místnosti jsou dnes nezbytnou součástí pokročilých týmů, které chtějí urychlit své pracovní postupy. Virtuální datové místnosti nabízejí vše, co potřebujete pro produktivní spolupráci a vynikající výkon. Konkrétně mohou uživatelé bezpečně sdílet dokumenty, být v kontaktu se zájemci o koupi a investičními bankéři a být nepřetržitě informováni o relevantních skutečnostech.

Pokud jde o klienty virtuálních datových místností, většinou se jedná o finanční instituce, vládní agentury, školství, zdravotnictví, realitní průmysl a další odvětví. Tyto společnosti zřizují řešení pro hladký průběh fúzí a akvizic, due diligence, primární veřejné nabídky, finančních transakcí, fundraisingu atd.

Co je to fúze a akvizice?

K fúzím a akvizicím dochází, když se dvě nebo více společností spojí do jednoho podnikatelského subjektu. Je pozoruhodné, že tato transakce se stává stále častější, protože společnostem otevírá nové příležitosti. Navíc se jedná o strategický krok, jehož cílem je snížit náklady, vybudovat zákaznickou základnu, zvýšit podíl na trhu atd.

Fúze a akvizice jsou proto jednou z největších a nejvýznamnějších událostí v celém životním cyklu každé organizace. Tento postup může trvat několik měsíců až několik let a skládá se z průzkumné fáze, procesu due diligence a fáze integrace po fúzi.

Průzkumná fáze

Na začátku procesu fúze a akvizice prodávající definuje, co očekává od integrace s druhou společností, a stanoví kritéria pro potenciální kupující. Později kontaktuje společnosti, které kritéria splňují, provede analýzu vzájemného hodnocení a nabídne vhodného kandidáta.

Proces náležité péče

Jakmile potenciální kupující nabídku přijme, provede důkladnou analýzu aktiv, závazků, finančních výkazů, zákaznické základny, lidských zdrojů a dalších údajů prodávajícího. Cílem je ujistit se, že transakce M&A přinese očekávanou hodnotu. Virtuální datové místnosti pro due diligence se rovněž ukázaly jako mimořádně bezpečné a spolehlivé.

Integrace po fúzi

Po úspěšném procesu due diligence následuje proces integrace, který spojí dva podniky v jeden. Účastníci fúze a akvizice integrují své znalostní báze, spojují technologie a systémy, rozhodují o společné vnitřní politice a firemní kultuře, organizují nové struktury oddělení a další.

Jak virtuální datové místnosti zlepšují pracovní postup při fúzi a akvizici

Vzhledem k tomu, že původním důvodem vývoje virtuální datové místnosti byly fúze a akvizice, celý soubor jejích funkcí je zaměřen na zlepšení a usnadnění transakce. Zákazníci tak získávají mimořádně bezpečné mechanismy ochrany dat, úsporu času a peněz a pokročilou platformu pro spolupráci. Všechny tyto věci tedy mají na postup neuvěřitelně pozitivní vliv.

Vylepšená ochrana

Úroveň zabezpečení nabízená nejlepšími virtual data rooms pro mergers and acquisitions je velmi podobné tomu, jak finanční instituce chrání svá aktiva.

V souladu s mezinárodně uznávanými bezpečnostními standardy šifrují všechna vaše data a implementují nejnovější postupy v oblasti kybernetické bezpečnosti, od několika bran firewall po dvou faktorové ověřování. Kromě toho pomocí přizpůsobitelných přístupových oprávnění budete moci určit, které třetí strany uvidí, které dokumenty.

Snížený čas a náklady

Když Vaše data room pro M&A je k dispozici průběžně, nemusíte utrácet jmění za údržbu fyzického datového centra – nemluvě o tom, že vaši kupující šetří cestovní výdaje.

Kromě toho díky různým pokročilým funkcím automatizuje VDR mnoho procesů, díky čemuž je správa dokumentů a řešení problémů mnohem snazší a rychlejší. Ve virtuálním pracovním prostoru můžete navíc spravovat několik dohod.

Vylepšená komunikace

Se všemi potřebnými dokumenty po ruce nemusí kupující cestovat do vaší fyzické datové místnosti, kdykoli potřebují další informace – mohou se na vás kdykoli obrátit s dotazem nebo žádostí. To vám umožní spolupracovat se společnostmi z celého světa současně. Kromě toho můžete zefektivnit komunikační tok pomocí funkcí Q&A a živých diskusí.

iDeals

• Kontrola přístupu
• Vestavěný prohlížeč
• Fulltextové vyhledávání
• Automatické indexování
• Přizpůsobitelná značka
• Pokročilé Q&A
• Podpora na chatu 24/7
• Doba odezvy chatu 30 sekund

Přejít na web

Citrix

• Kontrola přístupu
• Vestavěný prohlížeč
• Fulltextové vyhledávání
• Automatické indexování
• Přizpůsobitelná značka
• Pokročilé Q&A
• Podpora na chatu 24/7
• Doba odezvy chatu 30 sekund

Zobrazit profil

Datasite

• Kontrola přístupu
• Vestavěný prohlížeč
• Fulltextové vyhledávání
• Automatické indexování
• Přizpůsobitelná značka
• Pokročilé Q&A
• Podpora na chatu 24/7
• Doba odezvy chatu 30 sekund

Zobrazit profil

Intralinks

• Kontrola přístupu
• Vestavěný prohlížeč
• Fulltextové vyhledávání
• Automatické indexování
• Přizpůsobitelná značka
• Pokročilé Q&A
• Podpora na chatu 24/7
• Doba odezvy chatu 30 sekund

Zobrazit profil

Box VDR

• Kontrola přístupu
• Vestavěný prohlížeč
• Fulltextové vyhledávání
• Automatické indexování
• Přizpůsobitelná značka
• Pokročilé Q&A
• Podpora na chatu 24/7
• Doba odezvy chatu 30 sekund

Zobrazit profil

První

Poslední

Jak připravit virtuální datovou místnost na fúze a akvizice: 3 jednoduché kroky

Nákup virtuální datové místnosti je pouze prvním krokem k lepšímu obchodu. Neméně důležitá je příprava online pracovního prostoru pro pohodlnou práci obou stran. Zde se dozvíte, co je třeba udělat, aby cenově výhodné cloudové řešení přineslo ještě více výhod a zlepšení.

1. Nahrávání souborů

S vynikajícím poskytovatelem virtuální datové místnosti je proces přípravy datové místnosti snadný a rychlý. Potřebné soubory a složky jednoduše přetáhnete do okna pro nahrávání. Jen se ujistěte, že jsou vaše dokumenty přesné a aktuální.

Pokud jde o dokumenty, které by měly být ve virtuální datové místnosti, Forbes doporučuje níže uvedené soubory. Upozorňujeme, že seznam je doporučující, proto jednotlivé položky konzultujte s právníkem.

1. Základní firemní dokumentace
2. Základní kapitál a ostatní cenné papíry
3. Daňové a finanční výkazy
4. Aktiva a majetek
5. Duševní vlastnictví
6. Významné smlouvy
7. Údaje o prodeji, marketingu a zákaznících
8. Klíčoví výrobci a dodavatelé
9. Zákaznická podpora
10. Regulační záležitosti
11. Spory nebo soudní spory
12. Údaje o pojištění
13. Zaměstnanci / personalisté
14. Postupy se spřízněnými stranami

2. Strukturování systému spisů

Abyste potenciálním kupujícím nebo jiným zainteresovaným stranám umožnili rychle najít všechny dokumenty, které potřebují, strukturujte souborový systém své datové místnosti. Kromě toho vytvořte samostatnou složku se všemi nedůvěrnými dokumenty, které všichni požadují na začátku fúze a akvizice, a složku s vysoce důvěrnými soubory, které si vyžádá vyšší vedení před uzavřením transakce.

3. Pozvání účastníků do datové místnosti

Jakmile je souborový systém virtuální datové místnosti připraven, přivítejte zúčastněné strany. Bez ohledu na to, kolik uživatelů pozvete, datová místnost umožňuje přidělit pokročilá oprávnění a řídit, kdo může které soubory prohlížet, stahovat a tisknout. Tímto způsobem budete moci zefektivnit proces a zabránit případnému narušení bezpečnosti.

Kritéria pro výběr datové místnosti pro M&A

Bezpečnostní funkce

Ačkoli virtual data rooms jsou známé pro své vylepšené zabezpečení, úroveň ochrany se u jednotlivých poskytovatelů liší. Ujistěte se tedy, že vaše VDR nabízí celou škálu funkcí ochrany dat, například:

• Dvoufaktorové ověřování
• Více úrovní přístupu k dokumentům, včetně omezeného režimu prohlížení, když uživatel vidí pouze část dokumentu
• Dynamické vodoznaky, které se objevují na dokumentech, kdykoli je někdo zobrazí, vytiskne nebo stáhne

Soulad se zabezpečením

Při výběru poskytovatele VDR se ujistěte, že:

• Jsou v souladu s normami ISO27001 a SOC2
• K ochraně svých datových center používají fyzické zabezpečení, dvoufaktorové ověřování a pokročilé sledování
• Pravidelně hodnotí spolehlivost svého produktu pomocí nezávislých odborníků a dodržují nejnovější mezinárodní postupy vývoje softwaru

Zprávy o činnosti datové místnosti

Vaše virtuální datová místnost by měla umožňovat sledování aktivity uživatelů, definovat nejaktivnější skupiny a identifikovat nejčastěji navštěvované části dokumentů.

Takto vestavěná funkce reportování a analýzy vám pomůže učinit zásadní rozhodnutí dříve, než bude pozdě. Například pokud zástupci strany nákupu tráví příliš mnoho času nad určitými dokumenty, pravděpodobně mají obavy, které můžete proaktivně řešit.

Snadné používání

Typická transakce M&A znamená sdílení a prohlížení tisíců důvěrných dokumentů. Snadno použitelná virtuální datová místnost s různými funkcemi strukturování dat může tento proces výrazně urychlit. Hledejte VDR, která nabízí následující funkce:

• podporu různých formátů souborů
• vícejazyčný přístup
• Přívětivý mobilní přístup
• Funkce procházení umožňující snadný přechod k následujícímu dokumentu
• Podpora mnoha platforem, včetně systémů iOS a Android
• Hromadné pozvánky

Integrované otázky a odpovědi

Používání e-mailu k zodpovězení více otázek ze strany nákupčího s sebou nese problémy, jako je riziko úniku dat a možný zmatek v tom, kdo co viděl. Místo toho zvažte virtuální datovou místnost s funkcí Q&A.

Ta vám umožní řídit proces otázek a odpovědí v datové místnosti tříděním otázek podle skupin, složek a oblastí odbornosti. Můžete také vytvářet přehledy, abyste zjistili, s jakými otázkami se uživatelé nejčastěji setkávají. Na základě těchto informací můžete vytvářet seznamy nejčastějších otázek s možností vyhledávání, abyste se vyhnuli odpovídání na stejné otázky.

Přizpůsobení

Virtuální pracovní prostor stylizovaný do barev a loga značky vaší společnosti vás jistě odliší od konkurence. Vzhledem k tomu hledejte datovou místnost s vynikající funkcí přizpůsobení.

Kromě toho, že vám poskytne konkurenční výhodu, sníží také množství ruční práce a umožní vám automaticky přizpůsobit dokumenty vodoznaky, zápatími a hlavičkami.

Fúze a akvizice jsou složité transakce a k jejich realizaci potřebujete nejlepší virtuální datovou místnost s většinou výše uvedených vlastností. Chcete-li si zjednodušit proces výběru, nahlédněte do našeho seznamu nejlepších poskytovatelů virtuálních datových místností.

Fúze a akvizice před a po virtuálních datových místnostech

Vzhledem k tomu, že nikdo dosud nezaručil tak vysokou úroveň bezpečnosti a pohodlí, stal se vývoj virtuálních datových místností pro podniky po celém světě inovativním průlomem. Protože se průběh fúzí a akvizic díky online datovým místnostem výrazně zlepšil, můžeme historii transakcí rozdělit na před a po. Zde je tedy uvedeno, co strany fúzí a akvizic používaly dříve a proč se toto online řešení stalo postupem času nezbytným.

Historie fúzí a akvizic a fyzických datových místností

Fúze a akvizice a vznik fyzických datových místností spolu souvisejí, protože toto online úložiště se zrodilo z transakce. Stalo se tak v 19. století během “velkého hnutí za fúze”, kdy vznikla naléhavá potřeba spolehlivého úložiště důvěrných dat.

Fyzická datová místnost je tedy specifická místnost naplněná skříněmi obsahujícími důvěrné informace v papírové podobě.

Protože jedním z charakteristických rysů fúzí a akvizic je obrovské množství dokumentů, strany si stanovily přísná pravidla pro přístup k podnikovým záznamům a jejich používání. Mohlo by se jednat například o povolení nebo omezení kopírování a fotografování, konkrétní postup pro přístup do místnosti po předchozí domluvě atd.

Nepochybně kdysi dávno byly fyzické datové místnosti obrovskou oporou pro dohodu a navíc se staly ukazatelem vývoje řízení. Tento přístup však měl své výhody i nevýhody. Zákazníci si například nebyli jisti spolehlivou ochranou nebo integritou dat, protože je mohla ohrozit konkurence, vetřelci, a dokonce i přírodní katastrofy.

Jak fungovala fúze a akvizice fyzické datové místnosti?

Pro lepší pochopení se ponořme hlouběji do historie fyzických datových místností a virtuálních datových místností, abychom pocítili rozdíl v ukládání a přístupu k informacím.

Ukládání dat

Relativně bezpečné ukládání citlivých informací vyžaduje fyzické místo, často v prostorách organizace. V jiných případech jej však mohou poskytnout advokátní kanceláře odpovědné za právní aspekty fúzí a akvizic. Každopádně existuje několik základních pravidel týkajících se ukládání informací ve fyzických datových prostorách:

• Někdo by měl obsah třídit a indexovat pro pohodlí účastníků transakce.
• Pokud společnost nemá elektronické zálohy, potřebují ředitelé prostor pro další kopie mimo fyzickou datovou místnost. Dokumenty se tak v případě nehody neztratí.
• Všechny zúčastněné strany by měly mít přístup k indexu dokumentů před návštěvou datové místnosti.
• Nikdo nemůže data z úložiště vyjmout, kdykoli se mu zachce.
• Obecně je povoleno používat přenosné počítače nebo jiná zařízení. Zakázána jsou však ta s možností kopírování – skenery, chytré telefony, kopírky atd.
• Vzhledem k tomu, že informace musí zůstat neporušené a důvěrné, nesmí je strany například mazat, poškozovat nebo měnit. Tento kritický aspekt práce ve fyzických datových místnostech proto vyžaduje kontrolu ze strany vedení nebo kamerový dohled, aby byla zajištěna bezpečnost.
• Strany musí nově přidané dokumenty označit a upozornit ostatní na jejich přidání.
• Aby účastník získal kopii, musí nejprve podat žádost a vyplnit formulář. Mimochodem, žádosti lze vyhovět pouze v případě, že dokumenty lze kopírovat.

Přístup k údajům

Fyzická datová místnost je z hlediska přístupu k dokumentům zjevně složitější než virtuální datová místnost. Například je třeba stanovit konkrétní hodiny pro návštěvu členů fyzického úložiště. Navíc ne vždy tam může být současně několik účastníků procesu. Zde je několik dalších pravidel:

• Vzhledem k bezpečnostním opatřením a regulačním požadavkům není přístup k úložišti na rozdíl od virtuálních datových místností nepřetržitý. To znamená, že účastníci mohou s dokumenty pracovat v určitou dobu.
• Obvykle by návštěvníci měli při příchodu jmenovat kontaktní osobu a podepsat se do registru. Kromě toho jsou často monitorováni jako opatření k zabránění zakázaným činnostem.
• Vlastník úložiště může přístup k datům odepřít bez ohledu na čas a z jakéhokoli důvodu. V případě zákazu pobytu konkrétní osoby v úložišti je tato osoba povinna jej okamžitě opustit.
• Někdy návštěvníci před vstupem do fyzické datové místnosti odevzdávají své mobilní telefony a při odchodu je dostávají zpět.

Všechny strany zapojené do due diligence a fúzí a akvizic musely tato pravidla dodržovat, aby nedošlo k ohrožení transakce. Tyto požadavky zjevně ještě více zvyšovaly náročnost a časovou náročnost operací. Tradiční datové místnosti však naštěstí nahradily digitalizované verze.

Jak datové místnosti těžily z technologického pokroku?

Kromě nepohodlí fyzických datových místností se ukázalo, že jsou také nezabezpečené. Účastníci fúzí a akvizic proto museli hledat robustnější řešení, které by splnilo naléhavou potřebu ochrany dat.

Prvním krokem k digitalizaci fyzických úložišť dokumentů byl disk CD-ROM, který v roce 1984 vydala společnost Sony. Ve srovnání s disketami uchovával CD-ROM velké objemy dat, což mělo pozitivní dopad na transakce, protože usnadnilo ukládání dokumentů.

Vývojáři však byli nuceni hledat lepší řešení, protože u CD-ROM hrozilo riziko poškození nebo ztráty. V roce 1996 se tak na trhu objevil Cloud Computing od technologické společnosti Compaq Computers, který umožnil ukládat informace online.

A konečně kolem roku 2000 vstoupily na trh virtuální datové místnosti jako spolehlivější alternativa k fyzickým úložištím. Tato inovace, výslovně určená pro proces due diligence a fúze a akvizice, zbavila účastníky opakujících se úkolů a obav o bezpečnost. Jinými slovy, datová místnost zefektivnila celý životní cyklus.

Závěrečné myšlenky o datových místnostech pro fúze a akvizice

Datová místnost se stala moderní a výkonnou alternativou fyzických datových místností. Online platforma tak pozitivně ovlivňuje všechny fáze transakce a poskytuje superbezpečné prostředí a možnosti spolupráce pro všechny zúčastněné strany.

Abyste si však mohli vybrat přesně to, co váš tým potřebuje, musíte si nejprve prostudovat služby konkrétního poskytovatele. Díky tomu pochopíte, co můžete od produktu získat a jaké výhody vám přinese. Dalším krokem je příprava virtuální datové místnosti pro fúze a akvizice, která zahrnuje práci s citlivými dokumenty a přizvání více uživatelů.

Každopádně se nejprve podívejte na nejlepší dodavatele datových místností, kteří nabízejí nejlepší nástroje pro celý životní cyklus fúzí a akvizic.

Category

Blog